Polski· English
Zarejestruj sięZaloguj się
SignSafe

Do czego firmy używają podpisu odręcznego na telefonie

SignSafe zbiera podpisy od każdego, także od cudzoziemców, osób starszych i osób bez podpisu kwalifikowanego: wystarczy telefon, internet i palec, a podpis zajmuje minutę. Od umów z pracownikami, przez dokumenty prawne i finansowe, po obsługę klientów i współpracę zdalną. Wybierz swój scenariusz albo branżę i zobacz, jak wygląda proces.

Wypróbuj za darmoSprawdź cennik

SignSafe to narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów i zbierania podpisów od osób, które nie mają łatwej możliwości podpisu. Firmy używają go do zdalnego podpisywania PDF: umowy z pracownikami i współpracownikami, dokumenty prawne i finansowe, zgody klientów, relacje B2B i B2C oraz współpraca na odległość. Odbiorca podpisuje palcem w przeglądarce, bez rejestracji i aplikacji.

Z czym zwykle się mierzymy

Dokumenty do podpisu rozchodzą się po wielu kanałach naraz

Część przychodzi mailem, część papierem, część przez komunikator. Trudno wtedy ustalić, co jest podpisane, a co nadal czeka.

Podpis wymaga fizycznej obecności, której druga strona nie ma kiedy zapewnić

Pracownicy, klienci i kontrahenci są w terenie, w innym mieście albo po prostu zajęci. Każda wizyta w biurze po podpis opóźnia start współpracy.

Nie wiadomo, od jakiego procesu zacząć cyfryzację podpisów

Próba zmiany wszystkiego naraz zniechęca zespół. Brakuje punktu zaczepienia: jednego dokumentu i jednej grupy odbiorców na próbę.

Co zyskujesz

Jeden schemat

wysyłka, podpis na telefonie, status i zwrot dokumentu działają tak samo w każdym scenariuszu

Bez konta odbiorcy

osoba podpisująca nie rejestruje się i nie instaluje aplikacji

Dokumenty w jednym miejscu

podpisane pliki zebrane na koncie, ze statusem każdego

Jak to działa

Wybierz scenariusz

Umowy z pracownikami, dokumenty prawne i finansowe, zgody klientów, relacje B2B i B2C albo współpraca zdalna. Poniżej opisujemy każdy z nich.

Wgraj dokument lub wzorzec

Dodaj PDF. Dla dokumentów powtarzalnych zdefiniuj wzorzec i zaznacz pola, które uzupełnia odbiorca.

Wyślij do jednej lub wielu osób

Wybierz odbiorców z listy kontaktów. Jeden dokument można wysłać do wielu osób naraz.

Odbiorca uzupełnia i podpisuje

Otwiera link w przeglądarce, wypełnia pola i podpisuje palcem na ekranie telefonu, tabletu lub komputera.

Śledź status i odbierz PDF

Powiadomienie mailowe informuje o nowym podpisie, a podpisany dokument jest od razu na koncie. Przez API może też wracać do Twojego systemu.

Co możesz zrobić

  • Umowy z pracownikami i współpracownikami, np. umowy zlecenia i oświadczenia
  • Dokumenty prawne i finansowe, np. pełnomocnictwa, zgody, aneksy i potwierdzenia
  • Obsługa klienta w sektorze medycznym i edukacyjnym, np. zgody pacjentów lub umowy ze słuchaczami
  • Umowy i akceptacje ofert w relacjach B2B oraz B2C
  • Współpraca zdalna z kontrahentami, dostawcami i podwykonawcami
  • Protokoły odbioru i dokumenty podpisywane w terenie
  • Podpis na urządzeniu w punkcie lub na tablecie kuriera dla klientów odbierających osobiście

Dla kogo

  • Firmy, które zastanawiają się, czy e-podpis sprawdzi się w ich sektorze
  • Osoby odpowiedzialne za dokumenty w HR, sprzedaży, zaopatrzeniu lub administracji
  • Zespoły szukające najlepszego pierwszego procesu do przetestowania w bezpłatnym okresie próbnym

Wspólne wzorce użycia: cztery sytuacje, jeden proces

Choć branże różnią się dokumentami, pod spodem powtarzają się cztery sytuacje. Pierwsza: podpis jednej osoby, która jest daleko, np. klient, który zdecydował się na ofertę. Druga: podpis wielu osób pod tym samym dokumentem, np. regulamin dla całego zespołu albo aneks dla grupy dostawców. Trzecia: dokument z polami do uzupełnienia, np. protokół odbioru z datą i uwagami. Czwarta: podpis w terenie, gdy odbiorca jest na budowie, w trasie lub u klienta.

Każdą z nich obsługuje ten sam proces: wysyłka, podpis palcem na ekranie, status i zwrot gotowego PDF. Różnią się tylko dokumenty i to, czy łączysz SignSafe z własnym systemem. Zobacz, jak wygląda nadawanie dokumentu do podpisu.

Jak wybrać funkcję SignSafe do swojego scenariusza

Podpis z SignSafe spełnia formę pisemną i nie zastępuje aktu notarialnego. Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny (forma elektroniczna z art. 78¹ KC), możemy go podłączyć w SignSafe jako osobną funkcję.

Zastosowania według branż

Poniższe strony opisują typowe dokumenty i procesy w poszczególnych sektorach jako przykłady zastosowań. Opinie klientów pojawiają się tylko tam, gdzie je mamy: agencje pracy, nieruchomości, gastronomia i transport.

Które branże mają opinie prawne

Dla części sektorów mamy osobne opinie prawne, które możesz pobrać i przeczytać w całości. To streszczenia opinii, nie porady prawne; w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem.

  • Medycyna: opinia prawna kancelarii Gałecki and Associates z 2024 r. dla placówek medycznych. Podpis w SignSafe spełnia formę pisemną, której przepisy dla placówek zasadniczo wymagają. Opinia: placówki medyczne (PDF).
  • Nieruchomości: opinia prawna z 2024 r. o umowach pośrednictwa, które wymagają formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności. Umowa zawarta w SignSafe spełnia wymogi formy. Opinia: umowy pośrednictwa (PDF).
  • Agencje pracy: informacja prawna kancelarii Gałecki and Associates z 2021 r. o umowach z pracownikami i cudzoziemcami. Zawiera też zastrzeżenia, np. potwierdzenie umowy o pracę pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy.

Podstawą wszystkich tych stron jest opinia o podpisie własnoręcznym z 2023 r., a możliwość kryminalistycznej weryfikacji opisuje opinia grafologiczna z 2024 r. Komplet opinii do pobrania jest na stronie o bezpieczeństwie prawnym.

Przykład wdrożenia przez API: w wdrożeniu R2T SignSafe obsługuje podpisywanie kontraktów z pracownikami tymczasowymi (contrat de mission) oraz z klientami agencji (contrat de mise à disposition), w integracji z dedykowanym systemem do obsługi agencji pracy.

Cztery sposoby podpisu w różnych zastosowaniach

Niezależnie od branży potrzebny jest tylko dokument PDF i osoba, która ma go podpisać. SignSafe oferuje cztery sposoby podpisu: e-mail z jednorazowym kodem, bez hasła, e-mail z hasłem konta, podpis na urządzeniu w punkcie bez logowania oraz podpis na tablecie kuriera lub dostawcy. Dokument możesz też przygotować jako wzorzec z polami do wypełnienia przez drugą stronę. To przykłady zastosowania.

Masowe podpisywanie: jeśli podpisujesz wiele dokumentów, zaznaczasz te, które chcesz podpisać, i podpisujesz wszystkie naraz. Przydaje się wszędzie tam, gdzie jedna osoba ma do podpisu dużo dokumentów.

Funkcje wspólne dla wszystkich branż

Niezależnie od branży działają te same elementy: wzorce z polami, które wypełnia druga strona (PESEL, data dzisiejsza, data do wyboru, liczby, tekst), podpis masowy dla osób z wieloma dokumentami, kopia podpisanego PDF dla nadawcy i każdego podpisującego oraz rola obserwatora, który widzi dokument i dostaje powiadomienia, ale nie podpisuje. Przypomnienia są ręczne, bez automatycznych.

Bezpieczeństwo i podstawa prawna

Dokumenty i dane osób podpisujących są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH).

Dla klientów biznesowych zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 r. spełnia wymogi formy pisemnej, z możliwością weryfikacji grafologicznej (opinia Pracowni Grafologicznej z 2024 r.).

Nie zastępuje aktu notarialnego i nie konkuruje z podpisem kwalifikowanym. Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny (forma elektroniczna z art. 78¹ KC), możemy go podłączyć w SignSafe. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Opinie prawne i grafologiczne

Opinie prawne i grafologiczna do pobrania

Gałecki and Associates, radca prawny Tomasz Gałecki · 21 sierpnia 2023

Charakter prawny podpisu złożonego odręcznie na ekranie dotykowym urządzenia elektronicznego

Podpis złożony w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a oświadczenie woli podpisane w aplikacji spełnia wymogi formy pisemnej. Gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej. Skutkiem prawnym podpis jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu: oba zachowują formę pisemną.

Pobierz opinię (PDF)

Pracownia Grafologiczna, ekspert kryminalistycznych badań dokumentów i pisma ręcznego · 29 sierpnia 2024

Możliwość przeprowadzania badań porównawczych rękopisów powstałych z wykorzystaniem rozwiązania SignSafe

Podpisy złożone w SignSafe pozwalają na kryminalistyczne badania porównawcze pisma ręcznego, kończące się wnioskami niekategorycznymi typującymi oraz niekategorycznymi i kategorycznymi eliminacyjnymi. Wnioski te, jak każdy dowód, podlegają swobodnej ocenie. Ograniczenie: nie da się zweryfikować pewnych cech motorycznych (np. nacisku, tempa). Zalecenie eksperta: podpisy pełnobrzmiące, czytelne, z imieniem i nazwiskiem.

Pobierz opinię (PDF)

Gałecki and Associates, radca prawny Tomasz Gałecki · 25 sierpnia 2024

Możliwość zastosowania aplikacji SignSafe na potrzeby placówek medycznych

Przepisy dla placówek medycznych zasadniczo wymagają formy pisemnej oświadczeń woli (np. zgoda na zabieg o podwyższonym ryzyku, umowa o udzielanie świadczeń zdrowotnych). Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a oświadczenie woli spełnia wymogi formy pisemnej. Aplikacja może być szczególnie przydatna przy prowadzeniu dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej.

Pobierz opinię (PDF)

Gałecki and Associates, radca prawny Tomasz Gałecki · 18 lipca 2024

Podpis odręczny na ekranie dotykowym na potrzeby umów pośrednictwa w obrocie nieruchomościami

Umowa pośrednictwa w obrocie nieruchomościami wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności. Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a umowa pośrednictwa zawarta przez strony przy użyciu aplikacji spełnia wymogi co do wymaganej formy.

Pobierz opinię (PDF)

Gałecki and Associates, adw. Mateusz Potocki · 14 czerwca 2021

Informacja prawna: zawieranie umów o pracę i umów cywilnoprawnych z cudzoziemcami za pośrednictwem aplikacji SignSafe

Brak przeszkód w zawieraniu przez SignSafe umów o pracę i umów cywilnoprawnych z obywatelami polskimi oraz z cudzoziemcami o statusie zrównanym w zakresie prawa do pracy: podpis ma cechy podpisu własnoręcznego i spełnia formę pisemną. Zastrzeżenia: pracodawca powinien potwierdzić pracownikowi na piśmie fakt zawarcia umowy i jej warunki przed dopuszczeniem do pracy; organy (zezwolenia na pracę lub pobyt, kontrole PIP) mogą rozumieć formę pisemną jako dokument papierowy; cudzoziemcowi trzeba przedstawić tłumaczenie umowy.

Pobierz opinię (PDF)

analiza prawna przygotowana dla SignSafe · 2020

SignSafe a prawo telekomunikacyjne i prawo pracy

Umowa o świadczenie usług telekomunikacyjnych może być zawarta w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, a SignSafe może spełnić wymóg trwałego nośnika; weryfikacja tożsamości abonenta jest osobnym wymogiem. W prawie pracy umowa o pracę wymaga formy pisemnej, a podpis w SignSafe jest własnoręczny; elektroniczną dokumentację pracowniczą trzeba odwzorować cyfrowo i opatrzyć kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy, czego SignSafe sam nie zapewnia.

Pobierz opinię (PDF)

Zaufali nam

Z SignSafe korzystają firmy z różnych branż: od agencji pracy i nieruchomości po gastronomię, transport i usługi medyczne.

Opinie klientów

„SignSafe znacząco usprawnił nasze procesy związane z podpisywaniem umów z pracownikami oraz klientami. Dzięki możliwości podpisywania dokumentów zdalnie, bez konieczności osobistego stawiania się w biurze, proces rekrutacji oraz zatrudniania stał się bardziej efektywny i mniej czasochłonny. Narzędzie zapewnia pełną zgodność z przepisami prawnymi, co daje nam pewność, że wszystkie umowy są w pełni wiążące. To rozwiązanie idealne dla branży pracy tymczasowej, gdzie sprawność operacyjna ma kluczowe znaczenie.”
Michel T.R2T — agencja pracy tymczasowej
„Dzięki SignSafe możemy podpisywać umowy pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości oraz umowy rezerwacyjne z klientami zdalnie, co znacznie przyspiesza proces. Potwierdzenie warunków z potencjalnymi kupującymi odbywa się szybko i wygodnie, nawet z osobami z zagranicy. To jedno z nielicznych narzędzi, które umożliwia podpisanie umowy rezerwacyjnej online, eliminując potrzebę spotkań osobistych.”
Dorota R.Property Gold — pośrednik sprzedaży nieruchomości
„SignSafe zrewolucjonizował sposób, w jaki zarządzamy dokumentami w naszej restauracji. Dostawcy mogą zdalnie podpisywać umowy i zamówienia, co znacząco przyspiesza proces zaopatrzenia. Pracownicy łatwo akceptują grafiki oraz regulaminy, a klienci podpisują umowy na rezerwacje i organizację eventów online, co oszczędza czas i zwiększa wygodę wszystkich stron.”
Kamila F.Restauracja Mimosa — firma gastronomiczna
„SignSafe uprościł nasze procesy, umożliwiając kierowcom zdalne podpisywanie umów oraz protokołów, bez zbędnych wizyt w biurze. Klienci również podpisują umowy online, co przyspiesza formalności i zwiększa wygodę obu stron.”
Wiktoria K.Inter-Trans — firma transportowa

Zobacz także

Agencje pracy tymczasowejPośrednictwo nieruchomościSzpitale i placówki medyczneEdukacja i szkoleniaDokumenty w sektorze prawnymStartupy i firmy technologiczneDeweloperzyFreelancerzyDostawcy i kontrahenciFirmy projektoweFirmy wykończenioweUmowy z klientami i sektor finansowyTransportGastronomiaInne branże

Najczęstsze pytania

Do czego można użyć SignSafe?

Do zdalnego podpisywania dokumentów PDF: umów z pracownikami i współpracownikami, dokumentów prawnych i finansowych, zgód klientów, umów B2B i B2C oraz dokumentów podpisywanych w terenie. Podpis składa się palcem na ekranie.

Czy osoba podpisująca musi mieć konto?

Nie. Odbiorca otwiera link w przeglądarce, uzupełnia pola i podpisuje. Nie rejestruje się i nie instaluje aplikacji.

Czy SignSafe nadaje się do mojej branży?

Prawdopodobnie tak, jeśli Twoje dokumenty są PDF-ami, a wystarcza forma pisemna lub dokumentowa. Przykłady dla 15 sektorów znajdziesz poniżej, a gdy swojej branży nie widzisz, zajrzyj na stronę o innych branżach.

Czy SignSafe działa z podpisem kwalifikowanym?

Tak, jako osobna funkcja. Własny podpis w SignSafe to podpis własnoręczny spełniający formę pisemną, w skutkach równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu (opinia G&A z 2023 r.), choć nim nie jest. Gdy wymagana jest forma elektroniczna z art. 78¹ KC, możemy podłączyć w SignSafe kwalifikowany podpis elektroniczny. Aktu notarialnego SignSafe nie obsługuje.

Czy mogę wysłać jeden dokument do wielu osób naraz?

Tak. Dokument można wysłać do jednej lub wielu osób jednocześnie z listy kontaktów, a status każdego podpisu widać w czasie rzeczywistym.

Jak połączyć SignSafe z moim systemem?

Przez API. Dokument wychodzi z Twojego systemu, a podpisany PDF wraca do właściwego profilu klienta, pracownika, leada lub projektu. Zakres i wycenę ustalamy indywidualnie.

Ile kosztuje SignSafe?

Plan standardowy kosztuje 69 zł netto miesięcznie i obejmuje pełen dostęp oraz 1 GB na dokumenty. Na początek jest bezpłatny okres próbny, a z planu można zrezygnować w dowolnym momencie.

Jakie są sposoby podpisu w SignSafe?

Są cztery: e-mail z jednorazowym kodem bez hasła, e-mail z hasłem konta, podpis na urządzeniu w punkcie bez logowania oraz podpis na tablecie kuriera lub dostawcy. Zakres zastosowania zależy od rodzaju dokumentu; w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem.

Czy można podpisać wiele dokumentów naraz?

Tak. Zaznaczasz dokumenty, które chcesz podpisać, i podpisujesz wszystkie naraz. Nie podajemy limitu liczby dokumentów.

Czy można dodać osobę, która tylko widzi dokument?

Tak. Obserwator nie podpisuje i nie wysyła dokumentu, ale widzi go i dostaje powiadomienia, np. księgowość, HR lub prawnik.

Zaktualizowano: 2026-10-05

Rozpocznij bezpłatny okres próbny i odkryj potencjał SignSafe już teraz!

Sprawdź w praktyce, jak łatwo zbierać i składać podpisy online. Wszystkie funkcje możesz przetestować, zanim podejmiesz decyzję.

Wypróbuj za darmo
Wypróbuj za darmo