Etapy projektu odbierane i rozliczane bez czekania na podpis inwestora

Biuro projektowe wysyła umowę, protokół odbioru etapu lub aneks jednym linkiem. Inwestor podpisuje w przeglądarce na telefonie w minutę, a Ty od razu masz podstawę do rozliczenia. Wszystkie protokoły i odbiory można podpisywać, bez zaostrzonej formy.

Wypróbuj za darmo Sprawdź cennik

SignSafe to narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów i zbierania podpisów od inwestorów, branżystów i podwykonawców pod umowami, protokołami odbioru etapów i aneksami. Odbiorca, także bez podpisu kwalifikowanego, otwiera link w przeglądarce i podpisuje palcem na telefonie w minutę, bez rejestracji i aplikacji. Podpisany PDF trafia na konto biura, a status widać na bieżąco.

SignSafe upraszcza podpisywanie umów w firmach projektowych: przyspiesza obieg dokumentów i ogranicza papierowe formalności. Oszczędzasz czas i koszty administracji, a dane są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej. Biuro może skupić się na realizacji projektów, a nie na szukaniu podpisów.

Rozwiązanie szyte na miarę

Podpisywanie dokumentów

Składaj odręczne podpisy na dokumentach PDF palcem na ekranie smartfona lub tabletu, w dowolnym miejscu i czasie. Ważne dokumenty podpisujesz od razu, bez względu na to, gdzie jesteś.

Dowiedz się więcej →

Zbieranie podpisów

Szybko zbieraj podpisy od różnych stron na dokumentach elektronicznych. Wystarczy zdefiniować wzorzec dokumentu i zaznaczyć pola do uzupełnienia przez odbiorcę, bez zaawansowanej wiedzy technicznej.

Dowiedz się więcej →

Wypełnianie dokumentów

Wypełniaj i podpisuj dokumenty na komputerze lub urządzeniu mobilnym. Dostajesz dokument z wyznaczonymi polami, uzupełniasz je i podpisujesz tak, jakbyś robił to na papierze. Gotowy PDF jest od razu do użycia.

Dowiedz się więcej →

Co zyskujesz?

Szybsze podpisywanie umów, mniej administracji i porządek w dokumentacji projektowej, a w efekcie więcej czasu na same projekty i satysfakcję klientów.

Szybkość działania

Szybsze podpisywanie umów z klientami i partnerami projektowymi.

Przejrzystość

Lepsza organizacja dokumentacji projektowej w formie elektronicznej: dokumenty i statusy podpisów są w jednym miejscu.

Optymalizacja

Mniej czasu i kosztów poświęcanych na administrację dokumentami, a mniej papieru ogranicza ryzyko pomyłek.

Z czym zwykle się mierzymy

Odbiór etapu wisi, bo inwestor nie ma kiedy podpisać protokołu

Rozliczenie etapu często zależy od podpisanego protokołu. Każdy dzień zwłoki odsuwa moment wystawienia faktury.

Aneksy do zakresu projektu powstają w biegu i giną w korespondencji

Zmiany koncepcji uzgadniane mailem i telefonem trudno potem odtworzyć, gdy inwestor kwestionuje zakres lub termin.

Umowy z branżystami i podwykonawcami zbierasz w kilku wersjach naraz

Przy kilku projektach jednocześnie trudno ustalić, kto podpisał aktualną wersję, a kto jeszcze czeka na dokument.

Co zyskujesz

Szybsze rozliczenie

protokół odbioru etapu podpisany zdalnie zaraz po akceptacji

Ślad zmian

aneksy i umowy zebrane razem na koncie, każdy ze statusem podpisu

Mniej wizyt

inwestor podpisuje z domu lub z budowy, bez przyjazdu do biura

Jak to działa

Przygotuj dokument w PDF

Umowa, protokół odbioru etapu lub aneks trafia do SignSafe. Powtarzalne protokoły zamień we wzorzec z polami, np. nazwa etapu i data odbioru.

Wyślij inwestorowi lub zespołowi

Wybierz odbiorców z listy kontaktów. Jeden dokument możesz wysłać do kilku osób naraz, np. do inwestora i jego pełnomocnika.

Odbiorca uzupełnia i podpisuje

Otwiera link w przeglądarce, wpisuje wymagane dane i podpisuje palcem na ekranie. Nie zakłada konta.

Sprawdzasz status

Powiadomienie mailowe informuje o nowym podpisie, a w koncie widzisz, których dokumentów nadal brakuje.

Gotowy PDF do rozliczenia

Podpisany dokument masz od razu na koncie. Przy integracji przez API trafia też do karty projektu w Twoim systemie.

Co możesz zrobić

Umowy o prace projektowe z inwestorami
Protokoły odbioru etapów i dokumentacji
Aneksy zmieniające zakres, termin lub wynagrodzenie
Umowy z branżystami, konsultantami i podwykonawcami
Akceptacje koncepcji i wariantów przez inwestora
Zgody i oświadczenia związane z projektem
Protokoły i odbiory podpisywane e-mailem z jednorazowym kodem, bez hasła
Umowy z klientami i partnerami projektowymi

Dla kogo

Biura architektoniczne i pracownie projektowe, które rozliczają się z inwestorami etapami
Firmy inżynierskie i projektujące instalacje, konstrukcje lub infrastrukturę
Zespoły prowadzące kilka projektów naraz, z wieloma podwykonawcami i branżystami
Firmy, w których inwestorzy są poza miastem i rzadko wpadają do biura

Protokoły odbioru etapów i rozliczanie projektu

Dla firm projektowych nie przewidziano zaostrzonej formy: wszystkie protokoły i odbiory można podpisywać w SignSafe (streszczenie, nie porada prawna).

W projektowaniu pieniądze zwykle płyną etapami, a o przejściu do kolejnego etapu decyduje podpis na protokole. Dlatego opóźniony podpis inwestora szybko staje się problemem finansowym biura. Zdalne podpisanie protokołu skraca ten odcinek: wysyłasz dokument, gdy tylko etap jest gotowy, a inwestor podpisuje, kiedy ma chwilę, w telefonie.

Dobrym nawykiem jest wzorzec protokołu z gotowymi polami, w którym odbiorca uzupełnia datę i uwagi. Dzięki temu każdy etap ma ten sam układ, a Ty łatwo porównasz dokumenty w koncie. Jak to działa, opisujemy w wypełnianiu dokumentów.

Aneksy i zmiany zakresu bez przepychania papierów

Projekty rzadko kończą się tak, jak się zaczęły. Zmiana koncepcji, dodatkowa branża albo przesunięty termin to zwykle aneks, a im szybciej jest podpisany, tym mniej sporów później. Wysyłasz aneks z konta, a inwestor akceptuje go bez drukowania. Cały proces opisujemy też w artykule o podpisywaniu umów online.

Jeśli pracujesz z wieloma podwykonawcami, ten sam aneks lub zlecenie możesz wysłać do kilku osób jednocześnie i obserwować status każdej z nich.

Co ze współpracą z wykonawcami i integracją z systemem

Firmy projektowe często prowadzą dokumenty w systemie do zarządzania projektami lub CRM. W takim przypadku warto zapytać o integrację przez API: dokument wychodzi z karty projektu, a podpisany PDF wraca do niej automatycznie. Zakres ustalamy indywidualnie, wycena jest również indywidualna.

Jeśli Twój projekt kończy się na budowie, zobacz też stronę dla firm wykończeniowych. Jeśli projektujesz i produkujesz rzeczy na zamówienie, zobacz firmy produkujące dedykowane produkty.

Cztery sposoby podpisu w pracy projektowej

Zleceniodawca, inwestor czy podwykonawca mogą mieć różne możliwości po swojej stronie. SignSafe oferuje cztery sposoby podpisu: e-mail z jednorazowym kodem, bez hasła, e-mail z hasłem konta, podpis na urządzeniu w punkcie bez logowania oraz podpis na tablecie kuriera lub dostawcy. Dokument możesz też przygotować jako wzorzec z polami do wypełnienia przez drugą stronę. To przykłady zastosowania.

Bezpieczeństwo i podstawa prawna

Dokumenty projektowe i dane osób podpisujących są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH).

Dla klientów biznesowych zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 r. spełnia wymogi formy pisemnej, z możliwością weryfikacji grafologicznej.

Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny (forma elektroniczna z art. 78¹ KC), możemy go podłączyć w SignSafe. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Opinie prawne i grafologiczne

Opinie prawne i grafologiczna do pobrania

Gałecki and Associates, radca prawny Tomasz Gałecki · 21 sierpnia 2023

Charakter prawny podpisu złożonego odręcznie na ekranie dotykowym urządzenia elektronicznego

Podpis złożony w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a oświadczenie woli podpisane w aplikacji spełnia wymogi formy pisemnej. Gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej. Skutkiem prawnym podpis jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu: oba zachowują formę pisemną.

Pobierz opinię (PDF)

Cennik

Jedna prosta cena: 69 zł netto miesięcznie

Płacisz za pełen dostęp do serwisu, a nie za liczbę dokumentów. Nie musisz brać planu na rok ani kupować kilku kont.

Zobacz pełny cennik

69zł

netto / miesiąc

Wypróbuj za darmo

Bezpłatny okres próbny na start

Wykup subskrypcję

Potrzebujesz API albo zmieniasz dostawcę?Identyczny pakiet funkcji za 50% Twojej obecnej ceny, po okazaniu faktury lub oferty.Poproś o ofertę API

Zaufali nam

Z SignSafe korzystają firmy z różnych branż: od agencji pracy i nieruchomości po gastronomię, transport i usługi medyczne.

Opinie klientów

„SignSafe znacząco usprawnił nasze procesy związane z podpisywaniem umów z pracownikami oraz klientami. Dzięki możliwości podpisywania dokumentów zdalnie, bez konieczności osobistego stawiania się w biurze, proces rekrutacji oraz zatrudniania stał się bardziej efektywny i mniej czasochłonny. Narzędzie zapewnia pełną zgodność z przepisami prawnymi, co daje nam pewność, że wszystkie umowy są w pełni wiążące. To rozwiązanie idealne dla branży pracy tymczasowej, gdzie sprawność operacyjna ma kluczowe znaczenie.”

Michel T.R2T — agencja pracy tymczasowej

„Dzięki SignSafe możemy podpisywać umowy pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości oraz umowy rezerwacyjne z klientami zdalnie, co znacznie przyspiesza proces. Potwierdzenie warunków z potencjalnymi kupującymi odbywa się szybko i wygodnie, nawet z osobami z zagranicy. To jedno z nielicznych narzędzi, które umożliwia podpisanie umowy rezerwacyjnej online, eliminując potrzebę spotkań osobistych.”

Dorota R.Property Gold — pośrednik sprzedaży nieruchomości

„SignSafe zrewolucjonizował sposób, w jaki zarządzamy dokumentami w naszej restauracji. Dostawcy mogą zdalnie podpisywać umowy i zamówienia, co znacząco przyspiesza proces zaopatrzenia. Pracownicy łatwo akceptują grafiki oraz regulaminy, a klienci podpisują umowy na rezerwacje i organizację eventów online, co oszczędza czas i zwiększa wygodę wszystkich stron.”

Kamila F.Restauracja Mimosa — firma gastronomiczna

Zobacz także

Najczęstsze pytania

Czy inwestor może podpisać protokół odbioru etapu na telefonie?

Tak. Inwestor otwiera link w przeglądarce telefonu, uzupełnia pola i podpisuje palcem na ekranie. Nie zakłada konta i nie instaluje aplikacji.

Czy SignSafe nadaje się do umów z inwestorami i aneksów?

Tak, do umów, aneksów, protokołów i odbiorów w formie PDF, bez zaostrzonej formy; także tam, gdzie potrzebna jest forma pisemna: według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 2023 r. podpis własnoręczny z SignSafe ją spełnia. Gdy wymagana jest forma elektroniczna z art. 78¹ KC, możemy podłączyć w SignSafe kwalifikowany podpis; z aktem notarialnym nie konkurujemy. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Czy da się wysłać dokument do kilku osób naraz, np. do inwestora i podwykonawców?

Tak. Dokument można wysłać do jednej lub wielu osób jednocześnie, wybierając je z listy kontaktów, a status każdego podpisu widać w koncie.

Czy SignSafe jest podpisem kwalifikowanym?

Nie. To podpis własnoręczny spełniający formę pisemną, w skutkach równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu (opinia G&A z 2023 r.). Gdy wymagana jest forma elektroniczna z art. 78¹ KC, możemy podłączyć w SignSafe kwalifikowany podpis elektroniczny. Z aktem notarialnym nie konkurujemy.

Czy mogę połączyć SignSafe z systemem do zarządzania projektami?

Tak, przez API. Dokument może wychodzić z karty projektu, a podpisany PDF wracać do niej automatycznie. Zakres wdrożenia i wycenę ustalamy indywidualnie.

Ile kosztuje korzystanie z SignSafe w biurze projektowym?

Plan standardowy kosztuje 69 zł netto miesięcznie, z pełnym dostępem i 1 GB na dokumenty. Na start jest bezpłatny okres próbny, a rezygnacja możliwa jest w dowolnym momencie.

Gdzie są przechowywane podpisane umowy i protokoły?

Na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH), a podpisane dokumenty widzisz na swoim koncie. Dla klientów biznesowych zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych.

Jakie są sposoby podpisu w SignSafe?

Są cztery: e-mail z jednorazowym kodem bez hasła, e-mail z hasłem konta, podpis na urządzeniu w punkcie bez logowania oraz podpis na tablecie kuriera lub dostawcy. Zakres zastosowania zależy od rodzaju dokumentu; w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem.

Zaktualizowano: 2026-10-05

Rozpocznij bezpłatny okres próbny i odkryj potencjał SignSafe już teraz!

Sprawdź w praktyce, jak łatwo zbierać i składać podpisy online. Wszystkie funkcje możesz przetestować, zanim podejmiesz decyzję.

Wypróbuj za darmo