Wypełnianie dokumentów online: odbiorca sam uzupełnia i podpisuje

Wypełnianie dokumentów to u nas formularze do podpisu w narzędziu do obiegu dokumentów: wgrywasz własny PDF lub tworzysz wzorzec z polami, wysyłasz go do odbiorców, a oni uzupełniają dane i podpisują na telefonie. Nie przygotowujesz osobnego dokumentu dla każdej osoby, a gotowy PDF wraca do Ciebie.

Wypróbuj za darmo Sprawdź cennik

SignSafe to narzędzie do wypełniania dokumentów online, w którym nadawca dodaje własny dokument lub tworzy wzorzec z polami do uzupełnienia i miejscami na podpis, a odbiorca wypełnia pola i podpisuje na telefonie, tablecie lub komputerze. Do nadawcy wraca kompletny, podpisany plik PDF. Wzorca można używać wielokrotnie i wysyłać go do wielu odbiorców jednocześnie, bez drukowania i skanowania.

Wypełniaj dokumenty z SignSafe szybko i bez drukowania oraz skanowania. Narzędzie pozwala wypełniać formularze online i podpisywać je na telefonie, tablecie lub komputerze, dzięki czemu oszczędzasz czas i upraszczasz dokumentację.

Co zyskasz dzięki tej funkcjonalności?

Efektywność

Szybsze uruchamianie prac dzięki natychmiastowemu podpisywaniu dokumentów.

Podstawa prawna

Według opinii prawnej podpis w SignSafe jest własnoręczny i spełnia formę pisemną. To streszczenie opinii, nie porada prawna; szczegóły na stronie bezpieczeństwa prawnego.

Sprawność operacyjna

Łatwe zamykanie projektów i rozliczanie etapów prac.

Uniwersalność

Usługę można dostosować do różnych modeli biznesowych: B2B, B2C, wewnętrznych transakcji i C2C.

Z czym zwykle się mierzymy

Przygotowujesz osobny dokument dla każdej osoby

Wpisywanie imienia, daty i numeru w każdym pliku to żmudna praca, która nie wnosi wartości, a pomyłki wychodzą dopiero później.

Papierowe formularze trzeba drukować, wypełniać i skanować

Odbiorca musi mieć drukarkę lub być w biurze, a nieczytelne pismo ręczne utrudnia późniejsze wykorzystanie danych.

Zgody i oświadczenia wracają niekompletne

Gdy brakuje jednego pola albo podpisu, dokument trzeba zwracać do poprawy, a proces wydłuża się o kolejną rundę.

Co zyskujesz

1 wzorzec

używany wielokrotnie, bez limitu wzorców

Delegowanie

dane wpisuje odbiorca, nie Ty

Gotowy PDF

wypełniony i podpisany dokument wraca do Ciebie od razu

Jak to działa

Utwórz wzorzec

Wklej treść dokumentu, np. z edytora tekstu, i oznacz miejsca do uzupełnienia. Dla każdego pola wskażesz typ danych, np. datę, numer PESEL albo pole tekstowe, oraz miejsca na podpis.

Wybierz wzorzec

Po kliknięciu „Przygotuj dokument do podpisu” wybierasz „Skorzystaj ze wzorca” i wskazujesz wzorzec z listy. System układa dokument zgodnie z jego strukturą.

Wskaż odbiorców

Podaj adres e-mail, imię i nazwisko (opcjonalnie organizację i numer identyfikacyjny), wybierz osoby z listy kontaktów albo wskaż grupę, możesz też dodać siebie. Liczba odbiorców musi równać się liczbie znaczników podpisu we wzorcu. Wybierz kolejność: wszyscy razem albo według listy, oraz metodę: osobny podpis na każdym polu albo jeden podpis skopiowany na wszystkie pola osoby. Przed wysyłką widzisz podgląd dokumentu z oznaczonymi miejscami do uzupełnienia i podpisu, a wysyłkę potwierdzasz w oknie. Domyślnie jeden podpis jest kopiowany na wszystkie pola danej osoby.

Odbiorca wypełnia i podpisuje

Odbiorca otwiera link w przeglądarce (jednorazowym kodem bez hasła albo hasłem swojego konta), zaznacza zgodę, uzupełnia pola (imię, nazwisko, PESEL albo po wybraniu „Brak” identyfikator, data) i rysuje podpis palcem lub na komputerze myszką. Nie zakłada konta.

Odbierasz gotowy PDF

Status widzisz na liście dokumentów (czerwona, żółta, zielona kropka); do niepodpisanych możesz wysłać zaproszenie ponownie. Gdy wszyscy podpiszą, wypełniony i podpisany PDF trafia na Twój e-mail i na listę.

Co możesz zrobić

Zamiana papierowego formularza na wzorzec cyfrowy do wypełnienia online
Definiowanie pól we wzorcu: PESEL, data dzisiejsza, data do wyboru, liczby, tekst
Wyznaczanie miejsc na podpis w dokumencie
Wielokrotne używanie tego samego wzorca
Wysyłka wypełnianego dokumentu do wielu odbiorców jednocześnie

Dla kogo

Placówki i firmy, które zbierają od klientów lub pacjentów te same formularze i zgody
Działy HR i agencje pracy, w których każdy kandydat wypełnia ten sam zestaw dokumentów
Firmy, które dziś wydrukowują formularze, żeby klient wpisał dane ręcznie, a potem je skanują
Zespoły, które chcą przerzucić wpisywanie danych na odbiorcę i dostać dokument gotowy do archiwum

Wzorzec dokumentu: raz przygotowany, używany bez końca

Wzorzec to dokument z oznaczonymi miejscami, które uzupełni odbiorca, oraz miejscami na podpis. Tworzysz go raz, np. dla umowy zlecenia, zgody na przetwarzanie danych, formularza przyjęcia, oświadczenia albo protokołu. Najprościej jest skopiować tekst dokumentu z edytora i wkleić go do SignSafe, a następnie zaznaczyć pola i określić, jakiego rodzaju dane mają przyjmować.

To jeden z dwóch sposobów przygotowania dokumentu: własny PDF, w którym sam wybierasz miejsca podpisów, albo wzorzec z polami, przydatny wszędzie tam, gdzie druga strona zawsze podaje jakieś dane, np. dane swojej firmy albo dane osobowe. Wzorzec ma numerowane znaczniki podpisu, a liczba odbiorców musi równać się liczbie znaczników.

Liczba wzorców nie jest ograniczona, więc możesz mieć osobny wzorzec dla każdego procesu. Przy kolejnej wysyłce nie budujesz dokumentu od początku: wybierasz wzorzec, wskazujesz odbiorców i wysyłasz. Dzięki temu dokumenty wychodzą w tej samej, sprawdzonej wersji, a nie w kolejnych, trochę różniących się kopiach.

Dodawanie własnych dokumentów i formularze do podpisu

Wypełnianie dokumentów online zaczyna się od Twojego dokumentu. Możesz dodać własny dokument w PDF i oznaczyć w nim miejsca na podpis albo zbudować wzorzec z polami, których nie wypełnisz Ty, tylko odbiorca. W obu przypadkach powstają formularze do podpisu: odbiorca otwiera link, wpisuje dane i podpisuje na tym samym ekranie, a do Ciebie wraca jeden kompletny plik.

Wgrywasz PDF (np. z Adobe albo formularz), a w miejscach podpisów stosujemy znaczniki SignSafe, które zastępują podpisy. Własne wzorce dokumentów wgrywa klient, a interfejs odbiorcy możemy udostępnić w dowolnym języku. Jeśli odbiorca ma też uzupełnić dane, użyj wzorca, w którym określisz pola. Uczciwe ograniczenie: dokument musi być plikiem PDF w formacie A4 pionowo, a inne formaty trzeba wcześniej zamienić na taki PDF. Podpisujący mogą też podpisać na urządzeniu stojącym w punkcie (serwis, sklep, punkt odbioru) bez logowania albo na tablecie kuriera lub dostawcy.

Dlaczego warto przerzucić wypełnianie na odbiorcę

W wielu firmach pracownik biura przepisuje dane klienta do dokumentu, drukuje go, a klient podpisuje. To podwójna praca. Gdy odbiorca sam wpisuje swoje dane i od razu podpisuje, nadawca dostaje komplet, a odbiorca nie musi nigdzie jechać ani niczego drukować. Wypełnianie i podpis odbywają się w jednym przepływie, na telefonie, tablecie lub komputerze.

Nadawca może wysłać ten sam wzorzec do wielu osób i śledzić status na liście dokumentów. Więcej o samej wysyłce piszemy na stronie nadawanie dokumentów do podpisu, a o podpisie po stronie odbiorcy na stronie podpisz dokument. Jeśli wzorce mają powstawać i być wysyłane automatycznie z Twojego systemu, zobacz integrację API.

Zgody i formularze: o czym pamiętać

Typowe zastosowania to zgody, formularze przyjęcia, oświadczenia i umowy, które klient lub pracownik uzupełnia własnymi danymi. To przykłady zastosowań, a nie gwarancja, że dany dokument można zawrzeć w tej formie. Według opinii prawnej podpis w SignSafe jest własnoręczny i spełnia formę pisemną, ale nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Gdy dokument wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego (forma elektroniczna z art. 78¹ KC), możemy go podłączyć w SignSafe. Aktu notarialnego SignSafe nie obsługuje.

Jeśli zbierasz dane osobowe, pamiętaj o obowiązkach wynikających z RODO. Dla klientów biznesowych zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych. Opisujemy to na stronie bezpieczeństwo prawne.

Pola we wzorcu: PESEL, daty, liczby i tekst

Wpisywanie danych przez drugą stronę to osobna, ważna funkcja. We wzorcu możesz użyć pól: PESEL, data dzisiejsza (wstawiana automatycznie), data do wyboru, liczby i tekst. Odbiorca uzupełnia swoje dane, a po zaznaczeniu „Brak” przy PESEL podaje alternatywny identyfikator (np. cudzoziemiec). Gotowy PDF z danymi i podpisem dostaje każdy: nadawca i każdy podpisujący; nadawca może dodać też obserwatora, który widzi dokument i dostaje powiadomienia.

Utwórz, wyślij, odbierz: trzy kroki do wypełnionego dokumentu

Utwórz nowy dokument do wypełnienia. Liczba wzorców nie jest ograniczona, więc korzystasz z nich, kiedy chcesz. Niezależnie od tego, czy tworzysz umowy, formularze czy inne dokumenty, możesz je szybko personalizować i używać wielokrotnie. Papierowe formularze zamieniasz na cyfrowe dokumenty, które pacjenci, klienci, podwykonawcy lub pracownicy wypełnią na dowolnym urządzeniu: telefonie, tablecie lub komputerze.

Wyślij dokument do odbiorcy. Jeden dokument rozsyłasz do wielu osób jednocześnie, co przyspiesza podpisywanie i zatwierdzanie. Widzisz status każdego odbiorcy, więc masz kontrolę nad obiegiem dokumentów. To wygodne dla firm, które zarządzają wieloma podpisami naraz.

Odbierz wypełniony i podpisany dokument. Wypełnione i podpisane dokumenty przeglądasz w dowolnym momencie na swoim koncie, z historią i statusem każdego z nich.

Delegowanie pracy i koniec z żmudnym przygotowaniem dokumentów

Odbiorca dostaje dokument z polami do uzupełnienia, wypełnia je na swoim telefonie, a potem podpisuje tak, jak na papierze. Do Ciebie wraca kompletny, podpisany PDF.

Funkcja eliminuje żmudną, czasochłonną pracę przy przygotowywaniu dokumentu dla każdego odbiorcy przed wysyłką. Możesz wysłać dużą liczbę dokumentów do swoich odbiorców i zlecić im wypełnienie pól, a sam zajmujesz się tym, co ważniejsze.

Bezpieczeństwo i podstawa prawna

Pola takie jak numer PESEL zawierają dane osobowe. Dane serwisu są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH).

Dla klientów biznesowych zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (RODO).

Odbiorca otwiera dokument przez link z e-maila: jednorazowym kodem (bez hasła) albo hasłem swojego konta.

Według opinii prawnej podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i spełnia formę pisemną (art. 78 KC). To nie jest kwalifikowany podpis elektroniczny, ale taki podpis możemy podłączyć. Opinie: <a href="/bezpieczenstwo-prawne/">bezpieczeństwo prawne</a>.

Opinie prawne i grafologiczne

Cena

Najczęściej wybierany

Plan standardowy

69 złnetto / miesiąc

Pełen dostęp do serwisu, bez limitu liczby dokumentów i podpisów
Płatność miesięczna, jedno konto wystarcza
Możliwość bezpłatnej rezygnacji w dowolnym momencie
1 GB w chmurze do przechowywania dokumentów
Bezpłatny miesiąc próbny na start

Wypróbuj za darmo

Dostęp do API

Indywidualna wycena

Integracja z dowolnym systemem przez REST API
Automatyzacja wysyłki dokumentów
Dokumentacja integracji
Zmiana dostawcy bez wysiłku po Twojej stronie: robimy praktycznie wszystko my
Identyczny pakiet za 50% obecnej ceny, po okazaniu faktury lub oferty

Skontaktuj się z nami

Zaufali nam

Z SignSafe korzystają firmy z różnych branż: od agencji pracy i nieruchomości po gastronomię, transport i usługi medyczne.

Opinie klientów

„SignSafe znacząco usprawnił nasze procesy związane z podpisywaniem umów z pracownikami oraz klientami. Dzięki możliwości podpisywania dokumentów zdalnie, bez konieczności osobistego stawiania się w biurze, proces rekrutacji oraz zatrudniania stał się bardziej efektywny i mniej czasochłonny. Narzędzie zapewnia pełną zgodność z przepisami prawnymi, co daje nam pewność, że wszystkie umowy są w pełni wiążące. To rozwiązanie idealne dla branży pracy tymczasowej, gdzie sprawność operacyjna ma kluczowe znaczenie.”

Michel T.R2T — agencja pracy tymczasowej

Zobacz także

Najczęstsze pytania

Czy w SignSafe odbiorca może sam wypełnić pola w dokumencie?

Tak. Tworzysz wzorzec z polami do uzupełnienia, a odbiorca wpisuje dane na swoim telefonie, tablecie lub komputerze, a następnie podpisuje. Do Ciebie wraca kompletny PDF.

Jak działa wypełnianie dokumentów online w SignSafe?

Dodajesz własny dokument lub tworzysz wzorzec z polami, wysyłasz go do odbiorców, a oni wpisują dane i podpisują na telefonie, tablecie lub komputerze. Do Ciebie wraca kompletny, podpisany PDF, a status odbiorców widać na liście dokumentów.

Czy mogę dodać własny dokument do wypełnienia i podpisu?

Tak, możesz wysłać własny dokument w PDF do podpisu. Jeśli odbiorca ma też uzupełnić dane, utwórz wzorzec z polami i wskaż typ każdego z nich. W miejscach podpisów stosujemy znaczniki SignSafe, które zastępują podpisy. Własne wzorce dokumentów wgrywa klient.

Czy to są formularze do podpisu, które odbiorca wypełnia na telefonie?

Tak. Formularz otwiera się w przeglądarce telefonu, tabletu lub komputera, a odbiorca wpisuje dane i składa podpis odręczny palcem. Nie zakłada konta i nie instaluje aplikacji. Podpis rysuje palcem, a na komputerze myszką lub gładzikiem.

Jak utworzyć wzorzec dokumentu do wypełnienia online?

Skopiuj treść dokumentu z edytora tekstu i wklej ją do SignSafe. Potem oznacz miejsca do uzupełnienia, wybierz typ danych w każdym polu (np. data, PESEL, tekst) i wyznacz miejsca na podpis.

Ile wzorców mogę mieć?

Liczba wzorców nie jest ograniczona. Możesz utworzyć osobny wzorzec dla każdego typu dokumentu i używać go, kiedy potrzebujesz.

Czy odbiorca musi mieć konto, żeby wypełnić formularz?

Nie. Odbiorca otwiera link w przeglądarce jednorazowym kodem z e-maila (bez hasła; osoby z kontem mogą użyć hasła), wypełnia pola i podpisuje. Nie rejestruje się i nie instaluje aplikacji.

Czy mogę wysłać wypełniany dokument do wielu osób naraz?

Tak. Ten sam wzorzec możesz wysłać do wielu odbiorców jednocześnie i śledzić status każdego z nich na liście dokumentów.

Czy da się w ten sposób zbierać zgody online?

Tak, jako dokument z polami i podpisem odręcznym. To, czy dana zgoda może być złożona w takiej formie, zależy od przepisów, które jej dotyczą. Według opinii prawnej podpis w SignSafe spełnia formę pisemną. Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78¹ KC), możemy go podłączyć w SignSafe; aktu notarialnego SignSafe nie obsługuje.

Ile kosztuje wypełnianie dokumentów w SignSafe?

Funkcja jest w planie standardowym za 69 zł netto miesięcznie, z pełnym dostępem i 1 GB na dokumenty. Na start jest bezpłatny okres próbny, a rezygnacja jest możliwa w dowolnym momencie.

Jakie typy pól są dostępne we wzorcach?

PESEL, data dzisiejsza (wstawiana automatycznie), data do wyboru, liczby i tekst. Pola wypełnia druga strona przed podpisem.

Zaktualizowano: 2026-10-05

Rozpocznij bezpłatny okres próbny i odkryj potencjał SignSafe już teraz!

Sprawdź w praktyce, jak łatwo zbierać i składać podpisy online. Wszystkie funkcje możesz przetestować, zanim podejmiesz decyzję.

Wypróbuj za darmo