Rezerwacje, protokoły odbioru i aneksy podpisane zdalnie, akt notarialny u notariusza

Powiemy to wprost. Umowy deweloperskie oraz inne umowy przenoszące własność nieruchomości wymagają formy aktu notarialnego, a z aktem notarialnym nie konkurujemy: zawiera się go u notariusza. SignSafe stosujemy przy umowach wstępnych i rezerwacyjnych oraz dokumentach towarzyszących, czyli tam, gdzie liczy się szybki podpis nabywcy, który nie zawsze może przyjechać do biura.

W przypadku umowy rezerwacyjnej zawieranej według ustawy deweloperskiej wystarcza podpis własnoręczny, który składa się w SignSafe. Sama forma dokumentowa nie wystarczyłaby, ale podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym. Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 spełnia on formę pisemną (art. 78 KC). To streszczenie opinii, nie porada prawna; w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem. Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy go podłączyć w SignSafe.

Dokumenty opisujemy poniżej, a ogólne zasady na stronie bezpieczeństwo prawne.

Klient mieszkający za granicą wybiera lokal podczas rozmowy online. Zamiast czekać na wizytę, dostaje link do umowy rezerwacyjnej i podpisuje ją na telefonie w minutę. Biuro sprzedaży widzi w panelu, że dokument jest podpisany, i blokuje lokal w swoim systemie.

Potem ustalacie termin u notariusza, gdzie zawierana jest umowa deweloperska w formie aktu notarialnego. SignSafe nie bierze w tym udziału, bo z aktem notarialnym nie konkurujemy.

Przy odbiorze nabywca obchodzi lokal z przedstawicielem dewelopera, a protokół z uwagami jest uzupełniany i podpisywany na tablecie. Gotowy PDF trafia na konto, a nabywca dostaje swoją kopię.

Po odbiorze pojawia się aneks dotyczący drobnej zmiany terminu wykonania usterek. Klient podpisuje go na telefonie, a biuro ma komplet dokumentów w jednym miejscu. Deweloperzy z własnym systemem sprzedażowym mogą zautomatyzować wysyłkę przez API.

Przy rozbudowanej inwestycji dokumentów jest dużo: oprócz dokumentów nabywców są też umowy z podwykonawcami i branżystami. Wysyłasz je w SignSafe do jednej lub kilku osób naraz, a w koncie widzisz, kto już podpisał, a kto jeszcze nie. Skraca to czas, w którym prace czekają na formalności, i zmniejsza ryzyko opóźnień.

Umowy z podwykonawcami to osobny wątek niż dokumenty nabywców, więc można je prowadzić na oddzielnych wzorcach i w oddzielnych grupach kontaktów. Podobne zastosowania opisujemy dla firm projektowych. Zakres zastosowania zależy od rodzaju dokumentu; w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem.