Polityka prywatności SignSafe

Wiemy, jak ważna jest ochrona danych osobowych, dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie ten dokument (dalej zwany: „Polityką prywatności”), w którym znajdziesz wszystkie niezbędne informacje dotyczące zasad przetwarzania przez nas danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies.

Przykładamy dużą wagę do kwestii bezpieczeństwa i zgodności z prawem procesu przetwarzania danych osobowych, dlatego stosujemy najnowocześniejsze zabezpieczenia organizacyjne i techniczne, aby zapewnić jak najlepszą ochronę danych osobowych, które nam powierzasz. Gwarantujemy również, że przetwarzamy je zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi przepisami o ochronie danych osobowych.

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem Konta, zawarciem i wykonywaniem Umowy z Klientem, rozliczeniami oraz obsługą reklamacji jest:

SIGNSAFE SP. Z O.O. z siedzibą w Gdańsku (80-416) przy al. Gen. Józefa Hallera 134/197, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS: 0000742005, posiadająca NIP: 1182178080 oraz REGON: 380903532, adres e-mail: info@signsafe.app (dalej: „Administrator”).

2. Dwie role Administratora — kiedy jesteśmy administratorem, a kiedy podmiotem przetwarzającym

W zależności od tego, czyje dane i w jakim celu przetwarzamy, występujemy w dwóch różnych rolach wynikających z RODO:

a) Jako administrator danych

Występujemy jako administrator wobec danych osobowych Klientów (osób zakładających Konto, składających Zamówienia, dokonujących płatności, zgłaszających reklamacje) — a więc danych związanych z korzystaniem z Serwisu jako takiego, niezależnie od treści przesyłanych Dokumentów.

b) Jako podmiot przetwarzający (procesor)

Występujemy jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO, działający na polecenie i w imieniu Klienta (który jest wówczas administratorem), wobec:

danych osobowych zawartych w treści Dokumentów przesyłanych przez Klienta lub Użytkownika do podpisu,

danych osobowych Podpisujących, tj. osób wskazanych przez Klienta lub Użytkownika jako odbiorcy Dokumentu do podpisu (imię, nazwisko, adres e-mail oraz opcjonalnie identyfikator osoby lub podmiotu i nazwa organizacji),

danych osobowych przekazywanych nam przez Klientów korzystających z integracji API.

W tym zakresie to Klient (lub Klient API) decyduje o celach i sposobach przetwarzania tych danych oraz odpowiada za posiadanie właściwej podstawy prawnej do ich przekazania nam i przetwarzania — zgodnie z Regulaminem Serwisu oraz, w przypadku Klientów biznesowych i Klientów API, odrębną umową powierzenia przetwarzania danych osobowych. My przetwarzamy takie dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania zlecenia Klienta (przesłania Dokumentu do podpisu, umożliwienia jego podpisania i zwrotnego dostarczenia podpisanego Dokumentu) i nie wykorzystujemy ich do żadnych własnych celów.

3. Dane osobowe, które przetwarzamy oraz cele ich przetwarzania

Dane Klientów (jako administrator)

przygotowanie oferty handlowej w odpowiedzi na zainteresowanie Klienta — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

świadczenie usług za pośrednictwem Serwisu i realizacja zobowiązań umownych — na podstawie zawartej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

obsługa procesu reklamacyjnego — obowiązek prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

cele rachunkowe związane z wystawianiem i przyjmowaniem dokumentów rozliczeniowych — na podstawie przepisów prawa podatkowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

archiwizacja danych na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

kontakt telefoniczny lub mailowy, w szczególności odpowiedzi na zapytania — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

przesyłanie informacji technicznych dotyczących funkcjonowania Serwisu i usług, z których korzysta Klient — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

marketing — prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub na podstawie uprzednio udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Dane Podpisujących oraz dane zawarte w Dokumentach (jako podmiot przetwarzający, w imieniu Klienta)

Przetwarzamy adres e-mail, imię, nazwisko oraz — opcjonalnie — identyfikator osoby/podmiotu i nazwę organizacji Podpisującego wyłącznie w celu umożliwienia mu dostępu do wskazanego Dokumentu, złożenia podpisu oraz przekazania mu podpisanego Dokumentu, na zlecenie i w imieniu Klienta. Podstawą prawną przetwarzania tych danych przez nas jest wykonanie umowy powierzenia zawartej z Klientem (art. 28 RODO w zw. z art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, w zależności od podstawy, na jakiej Klient przekazuje nam te dane). Za wybór podstawy prawnej przetwarzania danych Podpisującego oraz uzyskanie ewentualnych zgód odpowiada Klient.

Jeżeli Podpisujący zdecyduje się założyć własne Konto Klienta (co może zrobić w dowolnym momencie, zgodnie z Regulaminem Serwisu), od chwili takiej Rejestracji staje się on Klientem, a jego dane osobowe związane z tym Kontem przetwarzane są przez nas jako administratora, na zasadach opisanych w niniejszej Polityce prywatności w części dotyczącej danych Klientów.

Dane Klientów API

W przypadku Klientów korzystających z integracji API, zakres i zasady przetwarzania danych osobowych — w tym ewentualne przechowywanie Dokumentów wyłącznie na czas złożenia podpisu i ich niezwłoczne usuwanie po przekazaniu do systemu Klienta API — określa Regulamin Serwisu oraz odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych lub indywidualne warunki handlowe uzgodnione z danym Klientem API.

4. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty współpracujące z Administratorem, gdy jest to niezbędne do realizacji umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą, a w szczególności:

OVH (dostawca usług hostingowych) — na którego serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej przechowywane są dane Serwisu, w tym Dokumenty oraz dane Podpisujących;

Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay) — operator płatności obsługujący płatności kartą płatniczą i przelewem;

podwykonawcy świadczący usługi IT, księgowe lub prawne (biura rachunkowe, kancelarie prawne) w zakresie niezbędnym do wykonania ich usług na rzecz Administratora.

Administrator może być zobowiązany do udostępnienia danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności uprawnionym organom lub instytucjom państwowym.

5. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany ani nie stosujemy profilowania.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe Użytkownika mogą zostać przekazane podmiotom trzecim, z których usług Administrator korzysta w związku z prowadzeniem Serwisu. Z uwagi na korzystanie z usług LinkedIn i YouTube, dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych Ameryki, Kanady oraz innych państw. Podmioty te gwarantują odpowiedni poziom ochrony danych osobowych wymagany przez przepisy europejskie. Dane przechowywane w związku z korzystaniem z Serwisu (Dokumenty, dane Podpisujących) przechowywane są na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej i nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Cel i zakres gromadzenia danych oraz ich dalszego przetwarzania i wykorzystania przez wskazanych usługodawców opisane zostały w politykach prywatności: LinkedIn — https://pl.linkedin.com/legal/privacy-policy, YouTube — https://policies.google.com/privacy?hl=pl.

7. Okres przechowywania danych osobowych

Dane Klientów

Administrator przechowuje dane osobowe Klienta przez okres obowiązywania umowy zawartej z Klientem oraz po zakończeniu jej obowiązywania w celach związanych z dochodzeniem roszczeń, wykonaniem obowiązków wynikających z przepisów prawa, jednak nie dłużej niż przez termin przedawnienia zgodnie z Kodeksem cywilnym. Dane osobowe znajdujące się na dokumentach rozliczeniowych (np. fakturach) przechowywane są przez czas wskazany przepisami o podatku od towarów i usług oraz o rachunkowości. Dane przetwarzane w celach marketingowych przechowywane są przez okres 10 lat, nie dłużej jednak niż do momentu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu. Dane przetwarzane w celach innych niż wskazane powyżej przechowywane są przez okres 3 lat, chyba że wcześniej wycofano zgodę na ich przetwarzanie.

Dokumenty oraz dane Podpisujących

Dokumenty dodane do systemu w ramach aktywnego Konta (tj. w okresie obowiązywania opłaconej Usługi lub bezpłatnego okresu próbnego, w tym ewentualnie przedłużonego decyzją Administratora) — wraz z zawartymi w nich danymi osobowymi Podpisujących — przechowywane są przez okres co najmniej 1 miesiąca od dnia wysłania danego Dokumentu do podpisu. Po upływie tego okresu Administrator jest uprawniony, lecz nie zobowiązany, do usunięcia Dokumentu wraz z powiązanymi danymi w dowolnym momencie, bez odrębnego powiadamiania Klienta, Użytkownika ani Podpisującego.

W przypadku Konta, na którym doszło do zakończenia okresu obowiązywania opłaconej Usługi lub bezpłatnego okresu próbnego bez ich odnowienia (Konto nieaktywne), Administrator jest uprawniony do usunięcia znajdujących się na takim Koncie Dokumentów oraz powiązanych danych osobowych w dowolnym momencie i bez uprzedniego powiadomienia.

Administrator nie przegląda ani w żaden sposób nie wykorzystuje treści Dokumentów przechowywanych na Kontach Klientów poza zakresem technicznie niezbędnym do świadczenia Usługi. Panel administracyjny Administratora daje wgląd wyłącznie w listę Kont, nie zaś w treść przechowywanych na nich Dokumentów.

Dane Klientów API

W modelu, w którym Dokument jest pobierany z systemu Klienta API wyłącznie na czas złożenia podpisu, dane zawarte w Dokumencie usuwane są niezwłocznie po zakończeniu procesu podpisu i przekazaniu Dokumentu z powrotem do Klienta API, zgodnie z Regulaminem oraz odrębną umową powierzenia lub indywidualnymi warunkami handlowymi.

8. Prawa przysługujące Ci w związku z przetwarzaniem danych osobowych

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:

dostępu — uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy jej dane, oraz uzyskania informacji o celach przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach, okresie przechowywania oraz przysługujących jej prawach (art. 15 RODO);

otrzymania kopii danych (art. 15 ust. 3 RODO);

sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO);

usunięcia danych, jeżeli nie mamy już podstawy prawnej do ich przetwarzania (art. 17 RODO);

ograniczenia przetwarzania w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO;

przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);

wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w prawnie uzasadnionych celach administratora (art. 21 RODO).

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem info@signsafe.app, wskazując z którego prawa i w jakim zakresie chcesz skorzystać. Jeżeli Twoje dane przetwarzane są przez nas jako podmiot przetwarzający w imieniu Klienta (np. jesteś Podpisującym), zachęcamy do skontaktowania się również bezpośrednio z Klientem, który zlecił nam przesłanie Ci Dokumentu, gdyż to on jako administrator decyduje o celach przetwarzania Twoich danych; możemy jednak przekazać Twoje zgłoszenie odpowiedniemu Klientowi lub udzielić Ci wsparcia technicznego w tym zakresie.

9. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli sądzisz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Pliki „cookies”

Nasz serwis internetowy, podobnie jak wszystkie inne strony, wykorzystuje pliki „cookies” (dalej: „Cookies”) — niewielkie informacje tekstowe zapisywane w Twoim urządzeniu końcowym w związku z korzystaniem z serwisu, odczytywane przez nasz system teleinformatyczny (cookies własne) lub system teleinformatyczny podmiotów trzecich (cookies podmiotów trzecich). Ich stosowanie ma na celu poprawne działanie stron internetowych Serwisu oraz dostosowanie go do Twoich potrzeb.

Rodzaje plików Cookies

Cookies sesyjne — przechowywane do momentu zakończenia sesji przeglądarki, po czym są trwale usuwane;

Cookies trwałe — przechowywane do momentu ich ręcznego skasowania, niezależnie od zakończenia sesji przeglądarki.

Mechanizm Cookies (zarówno sesyjnych, jak i trwałych) nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani informacji poufnych z Twojego urządzenia.

Cele wykorzystania Cookies podmiotów zewnętrznych

konfiguracja serwisu internetowego;

popularyzacja serwisu za pomocą mediów społecznościowych LinkedIn (administrator: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Irlandia) — https://pl.linkedin.com/legal/privacy-policy;

popularyzacja serwisu za pomocą YouTube (administrator: Google Ireland Ltd., Irlandia) — https://policies.google.com/privacy?hl=pl.

Za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub konfiguracji usługi możesz samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące Cookies, w tym zablokować ich automatyczną obsługę.

Bezpieczeństwo

Stosowane przez nas pliki Cookies są bezpieczne dla Twoich urządzeń — nie jest możliwe przedostanie się przez nie wirusów lub innego złośliwego oprogramowania.

11. Media społecznościowe

Posiadamy profile w mediach społecznościowych LinkedIn i YouTube („fanpage”), na których regularnie publikujemy treści dotyczące świadczonych przez nas usług. Administratorzy tych serwisów rejestrują zachowania użytkowników za pomocą plików cookie i innych technologii przy każdej interakcji z naszymi fanpage’ami. Mają oni dostęp do ogólnych statystyk dotyczących zainteresowań i danych demograficznych użytkowników odwiedzających fanpage’e. Zakres i cele przetwarzania danych w serwisach społecznościowych określane są przez administratorów tych serwisów.