Zamówienie na wymiar, akceptacja projektu i odbiór podpisane bez czekania na papier

Firma, która projektuje i wytwarza produkty na zamówienie, wysyła klientowi specyfikację, wizualizację lub umowę jednym linkiem. Klient akceptuje i podpisuje palcem na telefonie w minutę, a produkcja rusza na zatwierdzonych ustaleniach.

Wypróbuj za darmo Sprawdź cennik

SignSafe to narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów i zbierania podpisów od klientów, kooperantów i podwykonawców firm produkujących na zamówienie. Zamówienie ze specyfikacją, akceptację projektu, protokół odbioru lub umowę wysyłasz jako PDF, a odbiorca, także bez podpisu kwalifikowanego, podpisuje je palcem na telefonie w minutę, bez konta i aplikacji.

SignSafe pomaga firmom projektującym i wytwarzającym produkty dedykowane szybko podpisywać umowy online. Usprawniasz obieg dokumentów, ograniczasz papierowe formalności i zyskujesz więcej czasu na realizację unikalnych projektów. Dane są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej.

Rozwiązanie szyte na miarę

Podpisywanie dokumentów

Składaj odręczne podpisy na dokumentach PDF palcem na ekranie smartfona lub tabletu, w dowolnym miejscu i czasie. Ważne dokumenty podpisujesz od razu, bez względu na to, gdzie jesteś.

Dowiedz się więcej →

Zbieranie podpisów

Szybko zbieraj podpisy od różnych stron na dokumentach elektronicznych. Wystarczy zdefiniować wzorzec dokumentu i zaznaczyć pola do uzupełnienia przez odbiorcę, bez zaawansowanej wiedzy technicznej.

Dowiedz się więcej →

Wypełnianie dokumentów

Wypełniaj i podpisuj dokumenty na komputerze lub urządzeniu mobilnym. Dostajesz dokument z wyznaczonymi polami, uzupełniasz je i podpisujesz tak, jakbyś robił to na papierze. Gotowy PDF jest od razu do użycia.

Dowiedz się więcej →

Co zyskujesz?

Firmy projektujące i wytwarzające rozwiązania niestandardowe mogą używać SignSafe do zarządzania umowami na każdym etapie procesu produkcji. Ułatwia to komunikację i ogranicza błędy, co sprzyja jakości końcowego produktu.

Szybkość działania

Szybsze podpisywanie umów na każdym etapie procesu projektowania i produkcji, od zamówienia po odbiór.

Minimalizacja ryzyka

Mniejsze ryzyko błędów i opóźnień dzięki uporządkowanemu obiegowi dokumentów: każda zatwierdzona wersja ma podpis i status.

Lepsza organizacja

Lepsza organizacja dokumentacji projektowej, co przyspiesza realizację dedykowanych produktów.

Z czym zwykle się mierzymy

Klient ustnie akceptuje projekt, a po wykonaniu twierdzi, że miało być inaczej

Produkt na zamówienie trudno odsprzedać komuś innemu. Brak śladu zatwierdzonej specyfikacji oznacza spór o koszt poprawek.

Zamówienie czeka na podpis, a materiały i moce produkcyjne są zarezerwowane

Gdy decyzja klienta się przeciąga, plan produkcji przesuwa się razem z nią, a kolejne zamówienia muszą poczekać.

Zmiany w trakcie realizacji i umowy z kooperantami rozchodzą się po mailach

Przy kilku zleceniach naraz trudno ustalić, która wersja specyfikacji obowiązuje i kto ją potwierdził.

Co zyskujesz

Zatwierdzona wersja

specyfikacja lub projekt podpisane przez klienta przed rozpoczęciem produkcji

Szybszy start

zamówienie podpisane z telefonu, bez wizyty i bez wydruku

Jedno miejsce

zamówienia, aneksy, protokoły i umowy z kooperantami razem na koncie, każde ze statusem podpisu

Jak to działa

Przygotuj dokument w PDF

Zamówienie ze specyfikacją, rysunek lub wizualizacja do akceptacji trafia do SignSafe jako PDF. Dokument w innym formacie niż A4 pionowo zamień wcześniej na taki PDF.

Zapisz wzorzec zamówienia

Powtarzalne zamówienie zamień we wzorzec z polami tekstowymi, liczbowymi i datą, np. na wymiary, wariant wykonania i termin.

Wyślij klientowi lub kooperantowi

Wybierz odbiorcę z listy kontaktów i wyślij link. Dokument możesz wysłać też kilku osobom naraz.

Odbiorca uzupełnia i podpisuje

Otwiera link w przeglądarce, wpisuje dane i podpisuje palcem na ekranie. Nie zakłada konta i nie instaluje aplikacji.

Produkujesz na zatwierdzonych ustaleniach

Powiadomienie mailowe informuje o podpisie, a podpisany PDF jest od razu na koncie. Po wykonaniu wysyłasz protokół odbioru.

Co możesz zrobić

Zamówienia na produkty na wymiar i dedykowane, ze specyfikacją
Akceptacje projektów, rysunków, wizualizacji i wariantów wykonania
Aneksy zmieniające zakres, wymiary lub termin zamówienia
Protokoły odbioru i montażu produktu
Umowy z klientami, kooperantami i podwykonawcami
Zgody klientów, np. na wykorzystanie zdjęć realizacji
Zamówienia podpisywane na urządzeniu w salonie lub pracowni, bez logowania
Potwierdzenia odbioru dostawy podpisywane na tablecie kuriera lub dostawcy

Dla kogo

Firmy produkujące meble, zabudowy, stolarkę i inne wyroby na wymiar
Pracownie projektowe i warsztaty, które wykonują pojedyncze, niestandardowe zamówienia
Producenci współpracujący z kooperantami i podwykonawcami przy poszczególnych etapach wytwarzania
Firmy, w których klient akceptuje projekt, wymiary lub wariant, zanim ruszy produkcja

Zamówienie na wymiar: specyfikacja podpisana, zanim ruszy produkcja

Przy produktach dedykowanych to, co klient zamówił, jest zapisane w specyfikacji: wymiary, materiały, wykończenie, termin. Najprostszy sposób, żeby uniknąć sporu po wykonaniu, to wysłać specyfikację w PDF-ie do podpisu, zanim zamówisz materiały. Klient podpisuje palcem na telefonie w minutę, a Ty masz zatwierdzoną wersję.

Jeśli zamówienia mają podobny układ, zapisz je jako wzorzec i zaznacz pola, które klient uzupełnia sam, np. wymiary, wariant lub datę. Opisujemy to w wypełnianiu dokumentów. Zakres zastosowania zależy od rodzaju dokumentu; w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem.

Akceptacja projektu i zmiany w trakcie realizacji

Zanim projekt trafi do wykonania, klient zwykle akceptuje rysunek, wizualizację lub próbkę. Wyślij ten dokument jako PDF z miejscem na podpis, a zatwierdzenie będzie miało datę i status w koncie. To samo dotyczy zmian: korekta wymiaru czy wariantu wykończenia to krótki aneks do zamówienia, który klient podpisuje tak samo szybko jak zamówienie.

Dzięki temu cały proces od pomysłu do wykonania zostawia komplet podpisanych dokumentów. Więcej o samym wysyłaniu piszemy w nadaj dokument do podpisu.

Kooperanci, podwykonawcy i odbiór produktu

Firmy produkujące na zamówienie rzadko robią wszystko same: lakierowanie, okucia, montaż czy transport zleca się kooperantom. Umowy i zlecenia dla nich wysyłasz tym samym narzędziem, do jednej lub wielu osób naraz, i widzisz, kto już podpisał.

Na końcu jest odbiór. Protokół odbioru lub montażu klient podpisuje na telefonie, na Twoim tablecie przy odbiorze w pracowni albo na tablecie kuriera lub dostawcy. To przykłady zastosowania, nie opis konkretnych wdrożeń. Podobny wątek odbioru opisujemy na stronie o dostawach i zaopatrzeniu.

Cztery sposoby podpisu w firmie produkującej na zamówienie

Klient w salonie lub pracowni może podpisać zamówienie na urządzeniu w punkcie, bez logowania i bez konta. Klient zdalny otwiera e-mail z jednorazowym kodem, bez hasła, albo loguje się hasłem konta, jeśli je ma. Czwarty sposób to podpis na tablecie kuriera lub dostawcy przy odbiorze produktu. Dokument możesz też przygotować jako wzorzec z polami do wypełnienia przez drugą stronę. To przykłady zastosowania.

Integracja z systemem produkcyjnym

Jeśli zamówienia prowadzisz w systemie do obsługi produkcji lub sprzedaży, zapytaj o integrację przez API: dokument może wychodzić z karty zamówienia, a podpisany PDF wracać do niej automatycznie. Dokumentację REST API udostępniamy po zapytaniu o ofertę, a zakres i wycenę ustalamy indywidualnie.

Biura projektowe rozliczające się etapami znajdą podobne zastosowania na stronie dla firm projektowych.

Bezpieczeństwo i podstawa prawna

Dokumenty i dane osób podpisujących są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH).

Dla klientów biznesowych zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 r. spełnia wymogi formy pisemnej, z możliwością weryfikacji grafologicznej.

Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny (forma elektroniczna z art. 78¹ KC), możemy go podłączyć w SignSafe. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Opinie prawne i grafologiczne

Opinie prawne i grafologiczna do pobrania

Gałecki and Associates, radca prawny Tomasz Gałecki · 21 sierpnia 2023

Charakter prawny podpisu złożonego odręcznie na ekranie dotykowym urządzenia elektronicznego

Podpis złożony w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a oświadczenie woli podpisane w aplikacji spełnia wymogi formy pisemnej. Gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej. Skutkiem prawnym podpis jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu: oba zachowują formę pisemną.

Pobierz opinię (PDF)

Cennik

Jedna prosta cena: 69 zł netto miesięcznie

Płacisz za pełen dostęp do serwisu, a nie za liczbę dokumentów. Nie musisz brać planu na rok ani kupować kilku kont.

Zobacz pełny cennik

69zł

netto / miesiąc

Wypróbuj za darmo

Bezpłatny okres próbny na start

Wykup subskrypcję

Potrzebujesz API albo zmieniasz dostawcę?Identyczny pakiet funkcji za 50% Twojej obecnej ceny, po okazaniu faktury lub oferty.Poproś o ofertę API

Zaufali nam

Z SignSafe korzystają firmy z różnych branż: od agencji pracy i nieruchomości po gastronomię, transport i usługi medyczne.

Opinie klientów

„SignSafe znacząco usprawnił nasze procesy związane z podpisywaniem umów z pracownikami oraz klientami. Dzięki możliwości podpisywania dokumentów zdalnie, bez konieczności osobistego stawiania się w biurze, proces rekrutacji oraz zatrudniania stał się bardziej efektywny i mniej czasochłonny. Narzędzie zapewnia pełną zgodność z przepisami prawnymi, co daje nam pewność, że wszystkie umowy są w pełni wiążące. To rozwiązanie idealne dla branży pracy tymczasowej, gdzie sprawność operacyjna ma kluczowe znaczenie.”

Michel T.R2T — agencja pracy tymczasowej

„Dzięki SignSafe możemy podpisywać umowy pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości oraz umowy rezerwacyjne z klientami zdalnie, co znacznie przyspiesza proces. Potwierdzenie warunków z potencjalnymi kupującymi odbywa się szybko i wygodnie, nawet z osobami z zagranicy. To jedno z nielicznych narzędzi, które umożliwia podpisanie umowy rezerwacyjnej online, eliminując potrzebę spotkań osobistych.”

Dorota R.Property Gold — pośrednik sprzedaży nieruchomości

„SignSafe zrewolucjonizował sposób, w jaki zarządzamy dokumentami w naszej restauracji. Dostawcy mogą zdalnie podpisywać umowy i zamówienia, co znacząco przyspiesza proces zaopatrzenia. Pracownicy łatwo akceptują grafiki oraz regulaminy, a klienci podpisują umowy na rezerwacje i organizację eventów online, co oszczędza czas i zwiększa wygodę wszystkich stron.”

Kamila F.Restauracja Mimosa — firma gastronomiczna

Zobacz także

Najczęstsze pytania

Czy klient może zaakceptować projekt lub specyfikację podpisem na telefonie?

Tak. Wysyłasz specyfikację, rysunek lub wizualizację jako PDF, a klient otwiera link w przeglądarce i podpisuje palcem na ekranie. Nie zakłada konta i nie instaluje aplikacji.

Czy SignSafe nadaje się do zamówień na produkty na wymiar?

Tak, do zamówień, aneksów, akceptacji i protokołów odbioru w formie PDF. Zakres zastosowania zależy od rodzaju dokumentu; w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem. To nie jest porada prawna.

Czy mogę przygotować wzorzec zamówienia z polami na wymiary?

Tak. Zapisujesz wzorzec dokumentu i zaznaczasz pola do uzupełnienia przez odbiorcę: tekst, liczby lub datę. Nie potrzebujesz do tego wiedzy technicznej.

Czy mogę wysłać rysunek techniczny w innym formacie niż A4?

Nie bezpośrednio. SignSafe obsługuje pliki PDF w formacie A4 pionowo, więc inny format trzeba wcześniej zamienić na taki PDF.

Czy klient może podpisać zamówienie w salonie, bez logowania?

Tak. SignSafe ma funkcję podpisu na urządzeniu stojącym w punkcie: klient podpisuje na tablecie lub ekranie, nie loguje się i nie musi mieć konta.

Czy SignSafe jest podpisem kwalifikowanym?

Nie. To podpis własnoręczny spełniający formę pisemną, w skutkach równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu (opinia G&A z 2023 r.). Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy go podłączyć w SignSafe. Z aktem notarialnym nie konkurujemy.

Czy da się wysłać umowę do kilku osób naraz, np. do kooperantów?

Tak. Dokument możesz wysłać do jednej lub wielu osób jednocześnie, wybierając je z listy kontaktów. Status każdego podpisu widzisz w koncie.

Czy mogę połączyć SignSafe z systemem do obsługi zamówień?

Tak, przez API. Dokument wychodzi z karty zamówienia, a podpisany PDF wraca do niej. Dokumentację REST API udostępniamy po zapytaniu o ofertę, wycena jest indywidualna.

Ile kosztuje SignSafe dla firmy produkującej na zamówienie?

Plan standardowy kosztuje 69 zł netto miesięcznie, z pełnym dostępem i 1 GB na dokumenty. Na start jest bezpłatny okres próbny, a rezygnacja możliwa jest w dowolnym momencie.

Jakie są sposoby podpisu w SignSafe?

Są cztery: e-mail z jednorazowym kodem bez hasła, e-mail z hasłem konta, podpis na urządzeniu w punkcie bez logowania oraz podpis na tablecie kuriera lub dostawcy.

Zaktualizowano: 2026-10-05

Rozpocznij bezpłatny okres próbny i odkryj potencjał SignSafe już teraz!

Sprawdź w praktyce, jak łatwo zbierać i składać podpisy online. Wszystkie funkcje możesz przetestować, zanim podejmiesz decyzję.

Wypróbuj za darmo