Umowy z pracownikami i współpracownikami podpisane bez spotkań i papieru

Wysyłasz umowę, a pracownik lub współpracownik uzupełnia dane i podpisuje palcem na telefonie, gdziekolwiek jest. Wystarczą telefon, internet i minuta, bez konta i aplikacji. Ty widzisz status i masz podpisany PDF na koncie.

Wypróbuj za darmo Sprawdź cennik

Umowy z pracownikami w SignSafe to wysyłka umów zlecenia, umów o pracę, aneksów, oświadczeń i regulaminów do podpisu online. Pracownik lub współpracownik otwiera link w przeglądarce, uzupełnia pola i podpisuje palcem na telefonie, bez konta i aplikacji. Pracodawca widzi status w czasie rzeczywistym, a podpisany PDF trafia na jego konto.

Podpisywanie umów z pracownikami i współpracownikami może być proste i wygodne. Dzięki SignSafe podpisujesz dokumenty online, bez spotkań osobistych, co przyspiesza rekrutację i start współpracy. Oszczędzasz czas i zasoby, a druga strona nie musi nigdzie przyjeżdżać ani drukować dokumentów.

Rozwiązanie szyte na miarę

Podpisywanie dokumentów

Składaj odręczne podpisy na dokumentach PDF palcem na ekranie smartfona lub tabletu, w dowolnym miejscu i czasie. Ważne dokumenty podpisujesz od razu, bez względu na to, gdzie jesteś.

Dowiedz się więcej →

Zbieranie podpisów

Szybko zbieraj podpisy od różnych stron na dokumentach elektronicznych. Wystarczy zdefiniować wzorzec dokumentu i zaznaczyć pola do uzupełnienia przez odbiorcę, bez zaawansowanej wiedzy technicznej.

Dowiedz się więcej →

Wypełnianie dokumentów

Wypełniaj i podpisuj dokumenty na komputerze lub urządzeniu mobilnym. Dostajesz dokument z wyznaczonymi polami, uzupełniasz je i podpisujesz tak, jakbyś robił to na papierze. Gotowy PDF jest od razu do użycia.

Dowiedz się więcej →

Co zyskasz?

Podpisywanie umów online przyspiesza rekrutację i współpracę, bo nie wymaga fizycznego podpisu na papierze. Możesz podpisywać z dowolnego miejsca i o każdej porze, a wzorce z polami ograniczają błędy przy przepisywaniu danych.

Szybkość

Umowy finalizujesz szybciej, co przyspiesza proces rekrutacji i start współpracy.

Niższe koszty

Mniej wydruków i mniej papieru do przechowywania.

Bezpieczeństwo danych

Dane osobowe i dokumenty są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH), a z klientami biznesowymi zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych.

Mniej błędów

Wzorzec z polami do uzupełnienia przez drugą stronę ogranicza ręczne przepisywanie danych i poprawki.

Z czym zwykle się mierzymy

Nowa osoba ma zacząć za kilka dni, a umowa wymaga spotkania

Termin spotkania i wydruk dokumentów opóźniają start współpracy, a druga strona może w międzyczasie zmienić plan.

Aneksy i oświadczenia wracają po tygodniach

Drobne dokumenty, takie jak aneks do umowy czy oświadczenie, łatwo gubią się w mailach. Nie wiadomo, kto już podpisał, a kto jeszcze nie.

Dane osobowe krążą w skanach po skrzynkach i telefonach

Każda kopia w mailu czy komunikatorze to kolejne miejsce, w którym leżą dane pracownika. Trudno nad tym zapanować.

Co zyskujesz

Bez spotkań

pracownik lub współpracownik podpisuje tam, gdzie jest, na własnym telefonie

Jeden status

widzisz, kto podpisał, a kto jeszcze nie, na liście dokumentów

Porządek

podpisane umowy zebrane na koncie, a nie w skrzynkach mailowych

Jak to działa

Wgrywasz umowę albo wybierasz wzorzec

Dodajesz własny PDF (A4 pionowo) i wskazujesz miejsca podpisu albo używasz zapisanego wzorca z polami do uzupełnienia przez drugą stronę.

Wskazujesz osoby i kolejność

Wybierasz pracownika lub współpracownika z listy kontaktów. Podpisy mogą być dowolne albo w ustalonej kolejności, np. najpierw pracownik, potem Ty.

Druga strona uzupełnia i podpisuje

Otwiera link z e-maila jednorazowym kodem, bez hasła, zaznacza zgodę, wypełnia pola i podpisuje palcem na ekranie.

Dodajesz obserwatora, jeśli trzeba

HR, księgowość albo przełożony mogą widzieć dokument i dostawać powiadomienia, choć nie podpisują i nie wysyłają.

Podpisany PDF trafia do wszystkich

Gdy komplet podpisów jest gotowy, kopię dostaje nadawca i każdy podpisujący. Dokument jest też na liście dokumentów na koncie.

Co możesz zrobić

Umowy zlecenia i umowy o dzieło
Umowy o pracę
Umowy o współpracy z osobami prowadzącymi działalność
Aneksy do umów, np. zmiana wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy lub terminu
Oświadczenia pracownika i współpracownika
Regulaminy i potwierdzenia zapoznania się z zasadami pracy
Umowy o zachowaniu poufności (NDA)
Zgody na przetwarzanie danych osobowych
Wzorce umów z polami do uzupełnienia przez drugą stronę

Dla kogo

Pracodawcy i działy kadr, które zatrudniają osoby na odległość lub w terenie
Firmy współpracujące ze zleceniobiorcami, freelancerami i innymi współpracownikami
Zespoły HR, które przed pierwszym dniem pracy zbierają komplet dokumentów od nowej osoby
Małe firmy bez działu kadr, w których umowy podpisuje sam właściciel

Jakie dokumenty kadrowe i współpracy można podpisać w SignSafe

Poniżej przykłady zastosowań. To nie jest lista gwarancji dla każdej sytuacji: zakres zależy od rodzaju dokumentu, a w razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem.

Umowy zlecenia i o dzieło z osobami, które pracują na odległość lub w terenie.
Umowy o pracę, z zastrzeżeniami opisanymi niżej.
Umowy współpracy z osobami prowadzącymi własną działalność.
Aneksy: zmiana stawki, zakresu obowiązków albo terminu.
Oświadczenia i zgody, które pracownik podpisuje w kilka sekund.
Regulaminy i potwierdzenia zapoznania się z zasadami pracy.
NDA podpisywane przed rozpoczęciem współpracy.

Od oferty do pierwszego dnia: onboarding bez wizyty w biurze

Gdy ktoś przyjmuje ofertę, wysyłasz mu w jednym komplecie umowę, oświadczenia i regulamin. Osoba otwiera link na telefonie, uzupełnia dane we wzorcu i podpisuje palcem. Nie zakłada konta, więc nic jej nie blokuje, także jeśli nigdy wcześniej nie korzystała z takiego narzędzia.

Jeśli umowę ma podpisać najpierw pracownik, a potem pracodawca, ustawiasz podpisy w kolejności: druga osoba dostaje dokument dopiero po poprzedniej. Gdy wszyscy podpiszą, podpisany PDF trafia do każdego z nich. Szczegóły wysyłki znajdziesz na stronie nadawanie dokumentów do podpisu.

Umowa o pracę, aneksy i cudzoziemcy: co warto sprawdzić

To streszczenie opinii prawnych, nie porada prawna. Umowa o pracę wymaga formy pisemnej (art. 29 § 2 Kodeksu pracy). Według opinii prawnej z 21 sierpnia 2023 podpis własnoręczny z SignSafe tę formę zachowuje. Przed dopuszczeniem do pracy pracodawca powinien jednak potwierdzić pracownikowi na piśmie fakt zawarcia umowy i jej warunki.

Informacja prawna kancelarii Gałecki and Associates z 2021 r. nie widzi przeszkód w zawieraniu umów o pracę i cywilnoprawnych z cudzoziemcami o statusie zrównanym z obywatelami polskimi w zakresie prawa do pracy. Wymaga tłumaczenia umowy na język zrozumiały dla cudzoziemca i zwraca uwagę, że w postępowaniach o zezwolenia oraz podczas kontroli PIP organy mogą rozumieć „formę pisemną” jako dokument papierowy. Pełny opis: bezpieczeństwo prawne.

Akta pracownicze w postaci elektronicznej

Osobną sprawą od podpisania umowy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Według analizy prawnej przygotowanej dla SignSafe jej archiwizacja w postaci elektronicznej wymaga odwzorowania cyfrowego opatrzonego kwalifikowanym podpisem lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. SignSafe sam takiej pieczęci nie nakłada. Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy go podłączyć w SignSafe. Szczegóły ustal z doradcą prawnym lub kadrowym.

Wiele umów naraz: wzorce i podpis masowy

Jeśli używasz tej samej umowy z wieloma osobami, zapisz ją jako wzorzec z polami do wypełnienia: pracownik sam wpisuje swoje dane (np. PESEL albo identyfikator, datę, tekst), a Ty nie przepisujesz ich z wiadomości. Kto podpisuje wiele dokumentów, zaznacza je i podpisuje wszystkie naraz. Nie podajemy limitu liczby dokumentów.

Gdy umowy zawiera agencja pracy, zobacz e-podpis dla agencji pracy. Ogólny opis procesu: podpisywanie umów online. Dokumenty z polami opisujemy w wypełnianiu dokumentów.

Bezpieczeństwo i podstawa prawna

Dokumenty i dane osób podpisujących są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH).

Dla klientów biznesowych zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, co ma znaczenie przy danych pracowników.

Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 spełnia wymóg formy pisemnej (art. 78 KC). Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy go podłączyć w SignSafe. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Opinie prawne i grafologiczne

Opinie prawne i grafologiczna do pobrania

Gałecki and Associates, radca prawny Tomasz Gałecki · 21 sierpnia 2023

Charakter prawny podpisu złożonego odręcznie na ekranie dotykowym urządzenia elektronicznego

Podpis złożony w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a oświadczenie woli podpisane w aplikacji spełnia wymogi formy pisemnej. Gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej. Skutkiem prawnym podpis jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu: oba zachowują formę pisemną.

Pobierz opinię (PDF)

Gałecki and Associates, adw. Mateusz Potocki · 14 czerwca 2021

Informacja prawna: zawieranie umów o pracę i umów cywilnoprawnych z cudzoziemcami za pośrednictwem aplikacji SignSafe

Brak przeszkód w zawieraniu przez SignSafe umów o pracę i umów cywilnoprawnych z obywatelami polskimi oraz z cudzoziemcami o statusie zrównanym w zakresie prawa do pracy: podpis ma cechy podpisu własnoręcznego i spełnia formę pisemną. Zastrzeżenia: pracodawca powinien potwierdzić pracownikowi na piśmie fakt zawarcia umowy i jej warunki przed dopuszczeniem do pracy; organy (zezwolenia na pracę lub pobyt, kontrole PIP) mogą rozumieć formę pisemną jako dokument papierowy; cudzoziemcowi trzeba przedstawić tłumaczenie umowy.

Pobierz opinię (PDF)

analiza prawna przygotowana dla SignSafe · 2020

SignSafe a prawo telekomunikacyjne i prawo pracy

Umowa o świadczenie usług telekomunikacyjnych może być zawarta w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, a SignSafe może spełnić wymóg trwałego nośnika; weryfikacja tożsamości abonenta jest osobnym wymogiem. W prawie pracy umowa o pracę wymaga formy pisemnej, a podpis w SignSafe jest własnoręczny; elektroniczną dokumentację pracowniczą trzeba odwzorować cyfrowo i opatrzyć kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy, czego SignSafe sam nie zapewnia.

Pobierz opinię (PDF)

Cennik

Jedna prosta cena: 69 zł netto miesięcznie

Płacisz za pełen dostęp do serwisu, a nie za liczbę dokumentów. Nie musisz brać planu na rok ani kupować kilku kont.

Zobacz pełny cennik

69zł

netto / miesiąc

Wypróbuj za darmo

Bezpłatny okres próbny na start

Wykup subskrypcję

Potrzebujesz API albo zmieniasz dostawcę?Identyczny pakiet funkcji za 50% Twojej obecnej ceny, po okazaniu faktury lub oferty.Poproś o ofertę API

Zaufali nam

Z SignSafe korzystają firmy z różnych branż: od agencji pracy i nieruchomości po gastronomię, transport i usługi medyczne.

Opinie klientów

„SignSafe znacząco usprawnił nasze procesy związane z podpisywaniem umów z pracownikami oraz klientami. Dzięki możliwości podpisywania dokumentów zdalnie, bez konieczności osobistego stawiania się w biurze, proces rekrutacji oraz zatrudniania stał się bardziej efektywny i mniej czasochłonny. Narzędzie zapewnia pełną zgodność z przepisami prawnymi, co daje nam pewność, że wszystkie umowy są w pełni wiążące. To rozwiązanie idealne dla branży pracy tymczasowej, gdzie sprawność operacyjna ma kluczowe znaczenie.”

Michel T.R2T — agencja pracy tymczasowej

Zobacz także

Najczęstsze pytania

Czy umowę zlecenie lub umowę o pracę można podpisać online z pracownikiem?

Tak, w wielu przypadkach. Według opinii prawnej podpis w SignSafe jest własnoręczny i spełnia formę pisemną, której wymaga m.in. umowa o pracę (art. 29 § 2 KP). Pracodawca powinien jednak potwierdzić umowę na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Czy pracownik lub współpracownik musi zakładać konto, żeby podpisać umowę?

Nie. Otwiera link z e-maila jednorazowym kodem, bez hasła, uzupełnia pola i podpisuje palcem na ekranie. Osoba z kontem SignSafe może użyć hasła konta.

Czy można podpisać online aneks do umowy albo oświadczenie pracownika?

Tak. Aneks, oświadczenie czy zgoda to dokumenty PDF wysyłane tą samą drogą co umowa. Zakres zastosowania zależy od rodzaju dokumentu; w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem.

Czy umowę z cudzoziemcem też można podpisać w SignSafe?

Według informacji prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 2021 r. nie ma przeszkód dla cudzoziemców o statusie zrównanym z obywatelami polskimi w zakresie prawa do pracy. Trzeba przedstawić tłumaczenie umowy na język zrozumiały dla cudzoziemca. W polu na numer PESEL osoba bez niego zaznacza „Brak” i wpisuje identyfikator.

Czy najpierw może podpisać pracownik, a potem pracodawca?

Tak. Możesz ustawić ustaloną kolejność podpisów: kolejna osoba dostaje dokument dopiero po poprzedniej. Możesz też wybrać podpisy dowolne, wtedy wszyscy dostają informację naraz.

Czy HR lub księgowość może widzieć umowę bez podpisywania?

Tak. Możesz dodać obserwatora, który nie podpisuje i nie wysyła dokumentu, ale widzi go i dostaje powiadomienia.

Czy SignSafe nadaje się do archiwizacji akt pracowniczych?

Częściowo. SignSafe przechowuje podpisane dokumenty na koncie, ale według analizy prawnej archiwizacja dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej wymaga odwzorowania z kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy. Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis, możemy go podłączyć w SignSafe.

Ile kosztuje podpisywanie umów z pracownikami w SignSafe?

Plan standardowy kosztuje 69 zł netto miesięcznie, z pełnym dostępem i 1 GB na dokumenty. Na start jest bezpłatny okres próbny, a rezygnacja jest możliwa w dowolnym momencie.

Gdzie kupić system do podpisu zdalnego z telefonu dla dwudziestu nowych pracowników?

SignSafe to narzędzie do takiej sytuacji: wysyłasz wzorzec umowy do całej grupy naraz, a każdy pracownik podpisuje palcem na własnym telefonie, bez drukarki, konta i aplikacji. Plan standardowy kosztuje 69 zł netto miesięcznie, z bezpłatnym okresem próbnym na start. Szczegóły opisuje strona o podpisie umowy na odległość (/podpis-umowy-z-kandydatem-zdalnie/).

Jak podpisać dużą liczbę umów, gdy każda przechodzi przez drukarkę i kolejkę do podpisu?

Wysyłasz umowy do wielu osób jednocześnie z listy kontaktów lub grupy, a status każdej widzisz na liście dokumentów. Po stronie firmy zaznaczasz wiele dokumentów i podpisujesz je naraz. Limitu liczby dokumentów nie podajemy; przy bardzo dużej wysyłce napisz do nas wcześniej.

Zaktualizowano: 2026-10-05

Rozpocznij bezpłatny okres próbny i odkryj potencjał SignSafe już teraz!

Sprawdź w praktyce, jak łatwo zbierać i składać podpisy online. Wszystkie funkcje możesz przetestować, zanim podejmiesz decyzję.

Wypróbuj za darmo