Co zostaje po wysyłce i podpisie, gdy ktoś twierdzi, że nie dostał umowy

Spór o to, czy umowa została wysłana i kto ją podpisał, zaczyna się zwykle od braku śladów. SignSafe zostawia je w systemie: status, metryczkę podpisu, podpisany PDF na koncie i podpis nadający się do badania grafologicznego. O skutkach decyduje prawo i sąd.

Wypróbuj za darmo Sprawdź cennik

Dowód wysłania i podpisu w SignSafe to zestaw śladów, które zostają po obiegu dokumentu: status na koncie, metryczka podpisu z datami, danymi podpisujących, adresem IP i urządzeniem, podpisany PDF oraz podpis własnoręczny, który można zbadać grafologicznie. To dokumentacja przebiegu, nie gwarancja wygrania sporu.

Gdy klient mówi „nie dostałem”, a Ty „wysłałam”, liczy się to, co możesz pokazać. Poniżej opisujemy dokładnie, co SignSafe zapisuje i dołącza do dokumentu, a czego nie obiecuje.

Co zyskasz?

Zamiast opierać się na pamięci i skrzynkach mailowych, masz zapis przebiegu w jednym miejscu. To ułatwia wyjaśnienie sprawy, ale nie przesądza jej wyniku.

Zapis przebiegu

Metryczka pokazuje, kiedy dokument wysłano i kiedy oraz kto go podpisał.

Dane podpisującego

Dla każdej osoby są imię, nazwisko, e-mail, adres IP i urządzenie, z którego podpisano.

Podpis do zbadania

Podpis własnoręczny umożliwia kryminalistyczne badania porównawcze pisma ręcznego.

Gotowy PDF

Podpisany dokument leży na koncie, a kopię dostaje nadawca i każdy podpisujący.

Z czym zwykle się mierzymy

Klient twierdzi, że nie dostał umowy, a Ty twierdzisz, że ją wysłałaś

Gdy wszystko opiera się na mailu i słowie przeciw słowu, trudno pokazać cokolwiek poza własną wersją zdarzeń.

Skan umowy nie mówi, kto, kiedy i skąd ją podpisał

Zdjęcie podpisanej kartki nie niesie informacji o przebiegu. Szukanie dodatkowych śladów po fakcie zajmuje czas.

Kilka wersji pliku w obiegu i brak jednej podpisanej kopii

Gdy każdy ma inny załącznik, trudno wskazać, który dokument faktycznie został podpisany.

Co zyskujesz

Metryczka

strona z danymi wysyłki i podpisu dołączona do podpisanego PDF

Każdy podpisujący

imię, nazwisko, e-mail, adres IP, urządzenie, data i godzina podpisu

Weryfikacja

podpis, który można badać grafologicznie, z opinią do pobrania

Jak to działa

Wysyłasz dokument z konta

Dokument trafia do podpisujących e-mailem, a na liście dokumentów widzisz jego status. Przed wysyłką SignSafe prosi o potwierdzenie, że chcesz go wysłać.

Podpisujący składa podpis

Otwiera dokument, zaznacza zgodę i podpisuje własnoręcznie palcem na ekranie, a na komputerze myszką lub gładzikiem.

SignSafe dołącza metryczkę podpisu

Do podpisanego dokumentu dodawana jest strona podsumowania w dwóch językach, PL i EN, z danymi o wysyłce i podpisach.

Gotowy PDF trafia do wszystkich

Gdy komplet podpisów jest gotowy, nadawca i każdy podpisujący dostają podpisany PDF. Dokument jest też na koncie.

W razie sporu możesz sięgnąć po weryfikację

Podpisy z SignSafe pozwalają na kryminalistyczne badania porównawcze pisma ręcznego. Opinia grafologiczna jest do pobrania na stronie bezpieczeństwa prawnego.

Co możesz zrobić

Pokazanie, kiedy dokument został wysłany i kiedy podpisany
Sprawdzenie, kto podpisał, z jakiego adresu IP i z jakiego urządzenia
Wskazanie jednego podpisanego PDF zamiast kilku wersji w mailach
Przekazanie kopii podpisanego dokumentu drugiej stronie
Przygotowanie materiału do badania porównawczego podpisu
Dodanie obserwatora, który widzi dokument i dostaje powiadomienia

Dla kogo

Osoby wysyłające umowy klientom, które chcą mieć ślad wysyłki i podpisu
Firmy, w których zdarzają się spory o to, czy dokument dotarł do odbiorcy
Zespoły sprzedaży i obsługi klienta, które potrzebują potwierdzenia po stronie systemu
Osoby, które chcą uzupełnić podpis o dodatkowe elementy dowodowe

Co dokładnie zawiera metryczka podpisu

Do podpisanego dokumentu SignSafe dołącza metryczkę podpisu: dwujęzyczną (PL/EN) stronę podsumowania. Znajdziesz na niej:

nazwę i numer dokumentu,
datę i godzinę wysłania oraz podpisania,
unikalny identyfikator certyfikatu SignSafe,
dane wysyłającego: imię, nazwisko i e-mail,
dla każdego podpisującego: imię i nazwisko, e-mail, numer identyfikacyjny w systemie, adres IP, urządzenie, z którego podpisano (np. iPhone), datę i godzinę podpisania oraz metodę podpisu.

Metryczka nie zawiera geolokalizacji ani danych biometrycznych, takich jak nacisk pióra. Dzięki niej widać, kto podpisał, kiedy i z jakiego urządzenia.

Klient twierdzi, że nie dostał umowy: zamawiam usługę z prawnie ważnym podpisem zgodnym z eIDAS?

SignSafe nie jest podpisem elektronicznym w rozumieniu rozporządzenia eIDAS i nie twierdzimy, że jest z nim zgodny. Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, standardy eIDAS nie mają do niego zastosowania, a w skutkach jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu, bo oba zachowują formę pisemną. To streszczenie, nie porada prawna.

Do tego dochodzi to, co SignSafe dokumentuje: status wysyłki, metryczkę, podpisany PDF i podpis, który można zbadać grafologicznie. Gdy w danej sprawie wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy go podłączyć w SignSafe. Pełny opis jest w bezpieczeństwie prawnym.

Weryfikacja grafologiczna: co jest możliwe, a czego nie

Opinia grafologiczna Pracowni Grafologicznej z 29 sierpnia 2024 stwierdza, że podpisy z SignSafe pozwalają na kryminalistyczne badania porównawcze pisma ręcznego. Kończą się one wnioskami niekategorycznymi typującymi oraz niekategorycznymi i kategorycznymi eliminacyjnymi, które sąd ocenia swobodnie jak każdy dowód.

Ekspert zaznacza ograniczenie: nie da się zweryfikować pewnych cech motorycznych, jak nacisk czy tempo. Zaleca podpisy pełnobrzmiące, czytelne, z imieniem i nazwiskiem. Nie mówimy więc o gwarancji autentyczności, tylko o możliwości weryfikacji porównawczej. Powiązany temat: podpis odręczny online.

Jak ułożyć proces, żeby zostawił jak najwięcej śladów

Wysyłaj dokumenty z konta, a nie jako załączniki w mailach, żeby każda umowa miała status i metryczkę. Obserwuj listę dokumentów: kolor kropki mówi, czy podpisał ktoś, czy wszyscy. Gdy ktoś nie podpisał, sam ponawiasz zaproszenie przyciskiem „Wyślij ponownie dla niepodpisanych”, bo automatycznych przypomnień nie ma.

Więcej o statusach i powiadomieniach znajdziesz w osobnym opisie, a o samym wysyłaniu w nadawaniu dokumentu do podpisu.

Bezpieczeństwo i podstawa prawna

Dokumenty i dane podpisujących są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH).

Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 spełnia formę pisemną. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Metryczka dokumentuje przebieg podpisu, ale nie gwarantuje, jak oceni go sąd. Dowody podlegają swobodnej ocenie.

Opinie prawne i grafologiczne

Opinie prawne i grafologiczna do pobrania

Gałecki and Associates, radca prawny Tomasz Gałecki · 21 sierpnia 2023

Charakter prawny podpisu złożonego odręcznie na ekranie dotykowym urządzenia elektronicznego

Podpis złożony w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a oświadczenie woli podpisane w aplikacji spełnia wymogi formy pisemnej. Gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej. Skutkiem prawnym podpis jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu: oba zachowują formę pisemną.

Pobierz opinię (PDF)

Pracownia Grafologiczna, ekspert kryminalistycznych badań dokumentów i pisma ręcznego · 29 sierpnia 2024

Możliwość przeprowadzania badań porównawczych rękopisów powstałych z wykorzystaniem rozwiązania SignSafe

Podpisy złożone w SignSafe pozwalają na kryminalistyczne badania porównawcze pisma ręcznego, kończące się wnioskami niekategorycznymi typującymi oraz niekategorycznymi i kategorycznymi eliminacyjnymi. Wnioski te, jak każdy dowód, podlegają swobodnej ocenie. Ograniczenie: nie da się zweryfikować pewnych cech motorycznych (np. nacisku, tempa). Zalecenie eksperta: podpisy pełnobrzmiące, czytelne, z imieniem i nazwiskiem.

Pobierz opinię (PDF)

Cennik

Jedna prosta cena: 69 zł netto miesięcznie

Płacisz za pełen dostęp do serwisu, a nie za liczbę dokumentów. Nie musisz brać planu na rok ani kupować kilku kont.

Zobacz pełny cennik

69zł

netto / miesiąc

Wypróbuj za darmo

Bezpłatny okres próbny na start

Wykup subskrypcję

Potrzebujesz API albo zmieniasz dostawcę?Identyczny pakiet funkcji za 50% Twojej obecnej ceny, po okazaniu faktury lub oferty.Poproś o ofertę API

Zaufali nam

Z SignSafe korzystają firmy z różnych branż: od agencji pracy i nieruchomości po gastronomię, transport i usługi medyczne.

Opinie klientów

„SignSafe znacząco usprawnił nasze procesy związane z podpisywaniem umów z pracownikami oraz klientami. Dzięki możliwości podpisywania dokumentów zdalnie, bez konieczności osobistego stawiania się w biurze, proces rekrutacji oraz zatrudniania stał się bardziej efektywny i mniej czasochłonny. Narzędzie zapewnia pełną zgodność z przepisami prawnymi, co daje nam pewność, że wszystkie umowy są w pełni wiążące. To rozwiązanie idealne dla branży pracy tymczasowej, gdzie sprawność operacyjna ma kluczowe znaczenie.”

Michel T.R2T — agencja pracy tymczasowej

„Dzięki SignSafe możemy podpisywać umowy pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości oraz umowy rezerwacyjne z klientami zdalnie, co znacznie przyspiesza proces. Potwierdzenie warunków z potencjalnymi kupującymi odbywa się szybko i wygodnie, nawet z osobami z zagranicy. To jedno z nielicznych narzędzi, które umożliwia podpisanie umowy rezerwacyjnej online, eliminując potrzebę spotkań osobistych.”

Dorota R.Property Gold — pośrednik sprzedaży nieruchomości

„SignSafe zrewolucjonizował sposób, w jaki zarządzamy dokumentami w naszej restauracji. Dostawcy mogą zdalnie podpisywać umowy i zamówienia, co znacząco przyspiesza proces zaopatrzenia. Pracownicy łatwo akceptują grafiki oraz regulaminy, a klienci podpisują umowy na rezerwacje i organizację eventów online, co oszczędza czas i zwiększa wygodę wszystkich stron.”

Kamila F.Restauracja Mimosa — firma gastronomiczna

Zobacz także

Najczęstsze pytania

Co zostaje w SignSafe jako dowód, że wysłałem dokument i że został podpisany?

Zostaje status na koncie, metryczka podpisu dołączona do PDF oraz podpisany dokument. Metryczka zawiera daty i godziny wysłania i podpisania, dane wysyłającego i podpisujących, adres IP oraz urządzenie. To dokumentacja przebiegu, a jej ocenę zawsze przeprowadza sąd.

Klient twierdzi, że nie dostał umowy. Czy SignSafe to rozstrzygnie?

Nie możemy obiecać rozstrzygnięcia sporu. SignSafe daje zapis: kiedy dokument wysłano, kto go podpisał, z jakiego adresu IP i urządzenia oraz kiedy. To może pomóc wyjaśnić sprawę, ale o skutkach decyduje prawo i sąd.

Czy podpis w SignSafe jest zgodny z eIDAS?

Nie twierdzimy tego. Według opinii prawnej Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 podpis w SignSafe jest własnoręczny i eIDAS nie ma do niego zastosowania, a w skutkach jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu, bo oba zachowują formę pisemną. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Czy podpis w SignSafe to podpis kwalifikowany?

Nie. Podpis własnoręczny w SignSafe nie jest podpisem kwalifikowanym. Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy go podłączyć w SignSafe jako osobną funkcję. Akt notarialny pozostaje poza zakresem.

Co dokładnie zawiera metryczka podpisu?

Metryczka to dwujęzyczna (PL/EN) strona podsumowania dołączona do podpisanego dokumentu. Zawiera nazwę i numer dokumentu, daty i godziny wysłania i podpisania, unikalny identyfikator certyfikatu, dane wysyłającego oraz dane każdego podpisującego, w tym adres IP, urządzenie i metodę podpisu. Nie ma w niej geolokalizacji ani nacisku podpisu.

Czy podpis złożony w SignSafe można zweryfikować grafologicznie?

Tak, według opinii Pracowni Grafologicznej z 29 sierpnia 2024 podpisy z SignSafe pozwalają na kryminalistyczne badania porównawcze pisma ręcznego. Wnioski podlegają swobodnej ocenie jak każdy dowód, a nie da się zbadać cech takich jak nacisk czy tempo. Opinię pobierzesz na stronie bezpieczeństwa prawnego.

Gdzie jest podpisany dokument po zakończeniu podpisywania?

Na koncie nadawcy, na liście dokumentów. Gdy wszyscy podpiszą, podpisany PDF dostaje też na e-mail nadawca i każdy podpisujący. Dokumentów nie usuwamy automatycznie.

Czy mogę zobaczyć, czy odbiorca już podpisał?

Tak. Lista dokumentów pokazuje status w czasie rzeczywistym: czerwona kropka to brak podpisów, żółta część podpisów, zielona komplet. Automatycznych przypomnień nie ma, ale możesz ręcznie ponowić zaproszenie do osób, które nie podpisały.

Zaktualizowano: 2026-10-05

Rozpocznij bezpłatny okres próbny i odkryj potencjał SignSafe już teraz!

Sprawdź w praktyce, jak łatwo zbierać i składać podpisy online. Wszystkie funkcje możesz przetestować, zanim podejmiesz decyzję.

Wypróbuj za darmo