Wyślij dokument raz i widź na bieżąco, kto już podpisał

Zamiast pytać mailami, kto podpisał, otwierasz listę dokumentów i widzisz status w czasie rzeczywistym. Dostajesz powiadomienia o nowych podpisach, a jedna aktualna wersja dokumentu leży na koncie, nie w załącznikach. Przypomnienie wysyłasz sam jednym kliknięciem.

Wypróbuj za darmo Sprawdź cennik

Status podpisów i powiadomienia w SignSafe to podgląd w czasie rzeczywistym, kto podpisał dokument, a kto jeszcze nie, oraz powiadomienia mailowe o nowych podpisach. Dokument wysyłasz raz do jednej lub wielu osób, a jego aktualna wersja i podpisany PDF są na koncie. SignSafe nie wysyła automatycznych przypomnień: osoby, które nie podpisały, ponaglasz ręcznie.

Najwięcej czasu przy podpisach nie zabiera samo podpisanie, tylko ustalanie, na jakim etapie jest dokument. SignSafe zbiera to w jednym miejscu: widzisz status, dostajesz powiadomienia i masz pod ręką aktualny dokument.

Co zyskasz?

Zamiast ustalać status mailami i telefonami, patrzysz na jedną listę. Wiesz, komu warto przypomnieć, a która wersja dokumentu obowiązuje.

Status bez pytania

Lista dokumentów pokazuje kolorem, czy nikt nie podpisał, część osób podpisała, czy komplet jest gotowy.

Powiadomienia

Mail o nowym podpisie oznacza, że nie musisz zaglądać na listę co godzinę.

Jedna wersja

Dokument jest na koncie, więc nie szukasz ostatniego załącznika w wątkach mailowych.

Archiwum

Podpisane dokumenty zostają na koncie i da się je znaleźć wyszukiwarką po słowie kluczowym.

Z czym zwykle się mierzymy

Wysyłasz dokument do kilkunastu osób i nie wiesz, kto już podpisał

Odpowiedzi wracają w różnych wątkach, a Ty ręcznie prowadzisz listę. Brak jednego obrazu sprawy sprawia, że terminy uciekają.

Wszyscy mają inną wersję załącznika

Gdy poprawki krążą w mailach, trudno wskazać wersję ostateczną. Ryzykujesz, że ktoś podpisze nieaktualny plik.

Przypominanie o podpisie zjada pół dnia

Żeby ponaglić tylko tych, którzy nie podpisali, musisz wiedzieć, kto to jest. Bez statusu przypominasz wszystkim albo nikomu.

Po miesiącu nie możesz znaleźć podpisanego dokumentu

Gdy dokumenty żyją w skrzynkach, ich odnalezienie zależy od pamięci i od tego, kto akurat był w kopii.

Co zyskujesz

Czas rzeczywisty

status każdego dokumentu widoczny na liście, bez dopytywania

Trzy stany

nikt nie podpisał, część osób podpisała, komplet podpisów

Jedno miejsce

aktualny dokument i podpisany PDF na koncie, nie w załącznikach

Jak to działa

Wysyłasz dokument raz

Wgrywasz PDF albo wybierasz wzorzec, dodajesz podpisujących z listy kontaktów lub grupy i potwierdzasz wysyłkę. Każda osoba dostaje zaproszenie e-mailem.

Obserwujesz status na liście

W widoku „Twoje dokumenty” kolor kropki pokazuje postęp: czerwona to brak podpisów, żółta to część podpisów, zielona to komplet. Otwierasz dokument, żeby zobaczyć szczegóły.

Dostajesz powiadomienia o podpisach

SignSafe powiadamia mailowo o nowym podpisie. Dodatkowo możesz wskazać obserwatora, który nie podpisuje, ale widzi dokument i dostaje powiadomienia.

Ponaglasz tylko niepodpisanych

Automatycznych przypomnień nie ma. Przy dokumencie jest przycisk „Wyślij ponownie dla niepodpisanych”, którym sam ponawiasz zaproszenie do osób, które jeszcze nie podpisały.

Komplet trafia do wszystkich

Gdy wszyscy podpiszą, podpisany PDF dostaje nadawca i każdy podpisujący. Dokument zostaje też na liście na koncie i da się go wyszukać.

Co możesz zrobić

Zbieranie podpisów od kilkunastu osób pod jednym dokumentem
Kontrola, które umowy z kontrahentami są podpisane, a które czekają
Wysyłka zaktualizowanej wersji dokumentu jako nowego dokumentu z jasnym statusem
Dodanie obserwatora (księgowość, HR, przełożony, prawnik) do dokumentu
Ręczne ponowienie zaproszenia do osób, które jeszcze nie podpisały
Wyszukiwanie podpisanego dokumentu na koncie po słowie kluczowym
Podpis wielu dokumentów naraz przez osobę, która ma ich dużo

Dla kogo

Osoby, które wysyłają jeden dokument do kilkunastu podpisujących i chcą widzieć postęp
Zespoły, które dziś ustalają status podpisów mailami i telefonami
Firmy, w których wersje załączników krążą po skrzynkach i nikt nie wie, która jest ostateczna
Księgowość, HR i przełożeni, którzy mają widzieć dokument, ale go nie podpisują

Szukam narzędzia do e-podpisu, gdzie wyślę dokument do kilkunastu osób i widzę, kto podpisał

SignSafe jest do tego przeznaczony. Wysyłasz jeden dokument do wielu osób naraz, wybierając je z listy kontaktów albo z grupy, a lista dokumentów pokazuje status w czasie rzeczywistym. Kolor kropki mówi, czy nikt nie podpisał, czy część osób, czy wszyscy.

Możesz wybrać, czy podpisujący działają w dowolnej kolejności (wszyscy dostają informację naraz), czy w ustalonej (następna osoba dostaje dokument po poprzedniej). Szczegóły wysyłki opisujemy w nadawaniu dokumentu do podpisu. Podpisujący nie zakłada konta ani nie instaluje aplikacji.

Wyślę umowę raz i od razu zobaczę, kto ją podpisał, a kto jeszcze nie

Tak. Po wysyłce umowa pojawia się na liście „Twoje dokumenty”. Zielona kropka oznacza komplet podpisów, żółta, że część osób już podpisała, czerwona, że jeszcze nikt. Przy wielu umowach pomaga wyszukiwarka po słowie kluczowym.

Gdy ktoś nie podpisał, widzisz to od razu i możesz do niego napisać lub zadzwonić. Możesz też użyć przycisku „Wyślij ponownie dla niepodpisanych”, który ponawia zaproszenie wyłącznie do osób bez podpisu. Ogólny opis procesu znajdziesz w podpisywaniu umów online.

Która wersja załącznika jest ostateczna? Obieg dokumentów z jasnym statusem i archiwum

W SignSafe dokument, który wysłałeś do podpisu, jest na koncie i to ten plik widzą wszyscy podpisujący. Nie krąży w kilku załącznikach, które każdy zapisuje po swojemu.

Po podpisaniu gotowy PDF zostaje na koncie, a kopię dostaje nadawca i każdy podpisujący. Dokumentów nie usuwamy automatycznie. SignSafe nie ma dziś wersjonowania ani repozytorium umów z przypomnieniami o terminach, ale możemy je dodać na życzenie. Szerzej o całym procesie piszemy w elektronicznym obiegu dokumentów.

Tracę pół dnia na przypominanie o podpisie. Czy narzędzie samo przypomni?

Postęp pokaże, automatycznych przypomnień nie wyśle. SignSafe nie ma automatycznych przypomnień o podpisie. Ma za to ręczny przycisk „Wyślij ponownie dla niepodpisanych”.

Praca skraca się dlatego, że nie ustalasz już, kto nie podpisał: widzisz to na liście. Przypominasz konkretnym osobom, a nie wszystkim. Podpisujący nie traci czasu na rejestrację, bo otwiera link z e-maila jednorazowym kodem, bez hasła, i podpisuje palcem na telefonie. Jeśli potrzebujesz automatycznych przypomnień, nie oferujemy ich dziś.

Kto dostaje powiadomienie, gdy podpis jest złożony?

SignSafe wysyła powiadomienia mailowe o nowych podpisach. Dodatkowo możesz dodać obserwatora, czyli osobę, która ani nie wysyła, ani nie podpisuje, ale widzi dokument i dostaje powiadomienia. To może być księgowość, HR, przełożony, prawnik albo klient, który ma mieć wgląd.

Gdy wszyscy podpiszą, podpisany PDF dostaje nadawca i każdy podpisujący. Przy ustalonej kolejności następna osoba dostaje dokument dopiero po poprzedniej. Nie obiecujemy natomiast osobnego powiadomienia dla każdego podpisującego po każdym cudzym podpisie. Jeśli to dla Ciebie warunek, napisz do nas na stronie kontaktu.

Status ustalam mailami, a terminy uciekają. Jakie narzędzie do cyfrowego obiegu wybrać?

Dobrze działa narzędzie, które odpowiada na trzy pytania bez korespondencji: gdzie jest dokument, kto podpisał i gdzie leży gotowy plik. W SignSafe odpowiada na nie lista dokumentów, powiadomienia i konto z podpisanymi PDF-ami.

Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 spełnia formę pisemną. To streszczenie opinii, nie porada prawna, a o skutkach w konkretnej sprawie decyduje prawo i sąd. Opinię i opis podstawy prawnej znajdziesz w bezpieczeństwie prawnym. Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy go podłączyć w SignSafe.

Bezpieczeństwo i podstawa prawna

Dokumenty i dane podpisujących są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH).

Dla klientów biznesowych zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Do podpisanego dokumentu dołączana jest metryczka podpisu z datami wysyłki i podpisania oraz danymi każdego podpisującego. To dokumentacja przebiegu podpisu, nie gwarancja rozstrzygnięcia w sporze.

Opinie prawne i grafologiczne

Opinie prawne i grafologiczna do pobrania

Gałecki and Associates, radca prawny Tomasz Gałecki · 21 sierpnia 2023

Charakter prawny podpisu złożonego odręcznie na ekranie dotykowym urządzenia elektronicznego

Podpis złożony w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a oświadczenie woli podpisane w aplikacji spełnia wymogi formy pisemnej. Gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej. Skutkiem prawnym podpis jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu: oba zachowują formę pisemną.

Pobierz opinię (PDF)

Cennik

Jedna prosta cena: 69 zł netto miesięcznie

Płacisz za pełen dostęp do serwisu, a nie za liczbę dokumentów. Nie musisz brać planu na rok ani kupować kilku kont.

Zobacz pełny cennik

69zł

netto / miesiąc

Wypróbuj za darmo

Bezpłatny okres próbny na start

Wykup subskrypcję

Potrzebujesz API albo zmieniasz dostawcę?Identyczny pakiet funkcji za 50% Twojej obecnej ceny, po okazaniu faktury lub oferty.Poproś o ofertę API

Zaufali nam

Z SignSafe korzystają firmy z różnych branż: od agencji pracy i nieruchomości po gastronomię, transport i usługi medyczne.

Opinie klientów

„SignSafe znacząco usprawnił nasze procesy związane z podpisywaniem umów z pracownikami oraz klientami. Dzięki możliwości podpisywania dokumentów zdalnie, bez konieczności osobistego stawiania się w biurze, proces rekrutacji oraz zatrudniania stał się bardziej efektywny i mniej czasochłonny. Narzędzie zapewnia pełną zgodność z przepisami prawnymi, co daje nam pewność, że wszystkie umowy są w pełni wiążące. To rozwiązanie idealne dla branży pracy tymczasowej, gdzie sprawność operacyjna ma kluczowe znaczenie.”

Michel T.R2T — agencja pracy tymczasowej

„Dzięki SignSafe możemy podpisywać umowy pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości oraz umowy rezerwacyjne z klientami zdalnie, co znacznie przyspiesza proces. Potwierdzenie warunków z potencjalnymi kupującymi odbywa się szybko i wygodnie, nawet z osobami z zagranicy. To jedno z nielicznych narzędzi, które umożliwia podpisanie umowy rezerwacyjnej online, eliminując potrzebę spotkań osobistych.”

Dorota R.Property Gold — pośrednik sprzedaży nieruchomości

„SignSafe zrewolucjonizował sposób, w jaki zarządzamy dokumentami w naszej restauracji. Dostawcy mogą zdalnie podpisywać umowy i zamówienia, co znacząco przyspiesza proces zaopatrzenia. Pracownicy łatwo akceptują grafiki oraz regulaminy, a klienci podpisują umowy na rezerwacje i organizację eventów online, co oszczędza czas i zwiększa wygodę wszystkich stron.”

Kamila F.Restauracja Mimosa — firma gastronomiczna

Zobacz także

Najczęstsze pytania

Czy w SignSafe widzę na bieżąco, kto podpisał dokument, a kto nie?

Tak. Lista „Twoje dokumenty” pokazuje status w czasie rzeczywistym: czerwona kropka oznacza brak podpisów, żółta część podpisów, zielona komplet. Po otwarciu dokumentu sprawdzasz szczegóły. Wyszukiwarka po słowie kluczowym pomaga, gdy dokumentów jest dużo.

Czy SignSafe wysyła automatyczne przypomnienia o podpisie?

Nie. SignSafe nie ma automatycznych przypomnień. Jest ręczny przycisk „Wyślij ponownie dla niepodpisanych”, który ponawia zaproszenie tylko do osób bez podpisu. Dzięki statusowi wiesz, kogo ponaglić, więc nie przypominasz wszystkim.

Czy dostanę powiadomienie, gdy ktoś podpisze dokument?

Tak, SignSafe wysyła powiadomienia mailowe o nowym podpisie. Powiadomienia dostaje też obserwator, czyli osoba, która ani nie wysyła, ani nie podpisuje dokumentu, ale go widzi. Gdy podpisy są kompletne, kopię podpisanego PDF dostaje nadawca i każdy podpisujący.

Czy mogę dodać osobę, która tylko widzi dokument i dostaje powiadomienia?

Tak, jako obserwatora. To trzecia rola obok nadawcy i podpisującego. Obserwatorem może być np. księgowość, HR, przełożony, prawnik lub klient, który ma mieć wgląd w sprawę.

Jak uniknąć podpisania nieaktualnej wersji dokumentu?

Wyślij dokument do podpisu z konta, żeby wszyscy podpisujący otwierali ten sam plik, zamiast własnych załączników. SignSafe nie ma dziś wersjonowania, ale możemy je dodać na życzenie.

Czy podpisane dokumenty są archiwizowane na koncie?

Tak. Podpisane dokumenty zostają na koncie, a jest w nim wyszukiwarka po słowie kluczowym. Dokumentów nie usuwamy automatycznie. Plan zawiera 1 GB, a przy większych potrzebach możemy podłączyć się pod dysk zewnętrzny lub serwer klienta, co ustalamy w ofercie.

Czy podpisujący musi mieć konto, żeby zobaczyć i podpisać dokument?

Nie. Podpisujący otwiera link z e-maila jednorazowym kodem, bez hasła i bez zakładania konta, i podpisuje palcem na ekranie. Osoba z kontem SignSafe może otworzyć dokument hasłem konta.

Czy podpis w SignSafe jest ważny prawnie?

Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 podpis w SignSafe jest własnoręczny i spełnia formę pisemną. To streszczenie opinii, nie porada prawna. Nie jest to podpis kwalifikowany, ale gdy taki jest wymagany, możemy go podłączyć w SignSafe.

Zaktualizowano: 2026-10-05

Rozpocznij bezpłatny okres próbny i odkryj potencjał SignSafe już teraz!

Sprawdź w praktyce, jak łatwo zbierać i składać podpisy online. Wszystkie funkcje możesz przetestować, zanim podejmiesz decyzję.

Wypróbuj za darmo