Umowy i protokoły z wykonawcami podpisane zdalnie, bez kwalifikowanego podpisu i bez rejestracji

Wykonawca dostaje link, otwiera go jednorazowym kodem z e-maila i podpisuje palcem na telefonie. Nie ma podpisu kwalifikowanego, nie zakłada konta i nie uczy się kolejnego systemu. Ty widzisz status i dostajesz podpisany PDF.

Wypróbuj za darmo Sprawdź cennik

Podpisywanie dokumentów z wykonawcami w SignSafe to wysyłka umów, zleceń i protokołów do osób, które nie mają podpisu kwalifikowanego ani konta. Wykonawca otwiera link jednorazowym kodem z e-maila lub podpisuje na urządzeniu w punkcie obsługi i składa podpis własnoręczny palcem na ekranie. Nadawca widzi status i dostaje podpisany PDF, a gdy potrzebny jest podpis kwalifikowany, możemy go podłączyć.

Wykonawcy, zleceniobiorcy i drobni kontrahenci rzadko mają podpis kwalifikowany i jeszcze rzadziej chcą zakładać konto w kolejnym systemie kolejnej firmy. Zwykle chcą podpisać szybko, na telefonie, i wrócić do pracy. Ten układ da się obsłużyć tak, żeby po obu stronach było prosto.

Co zyskasz przy podpisywaniu z wykonawcami?

Wykonawcy zwykle pracują w terenie, więc każdy krok poza telefonem to opóźnienie. Skracasz drogę do podpisu do jednego linku.

Bez rejestracji

Wykonawca nie zakłada konta i nie instaluje aplikacji, więc nic go nie blokuje.

Bez podpisu kwalifikowanego

Wystarczy telefon, internet i palec. Podpis jest własnoręczny, a nie kwalifikowany.

Kilka dokumentów w jednym obiegu

Umowę, oświadczenie i protokół wysyłasz tą samą drogą, a podpisujący może podpisać wiele dokumentów naraz.

Porządek w statusach

Na liście dokumentów widzisz, który wykonawca już podpisał, a który jeszcze nie.

Z czym zwykle się mierzymy

Wykonawca nie ma podpisu kwalifikowanego i nie chce go kupować do jednej umowy

Czekasz na wydruk, skan albo wizytę, a start prac przesuwa się o kilka dni.

Każda firma ma własny system i własną rejestrację

Wykonawca, który pracuje dla kilku zleceniodawców, musi pamiętać loginy do kilku narzędzi. Część po prostu odmawia i odsyła zdjęcie podpisu.

Umowa, oświadczenia i protokół odbioru idą osobnymi drogami

Dokumenty rozjeżdżają się po skrzynkach, a przy odbiorze prac trudno sprawdzić, czego brakuje.

Co zyskujesz

0 kont

wykonawca podpisuje z linku, bez rejestracji i aplikacji

Palec

podpis własnoręczny na ekranie telefonu, bez podpisu kwalifikowanego

1 lista

wszystkie dokumenty wykonawców i ich statusy w jednym miejscu

Jak to działa

Wgrywasz umowę lub wzorzec

Dodajesz PDF (A4 pionowo) i wskazujesz miejsca podpisu albo używasz wzorca z polami, które wykonawca uzupełnia sam, np. danymi swojej firmy.

Wskazujesz wykonawców

Dodajesz osoby po adresie e-mail, z listy kontaktów lub z grupy. Możesz wysłać dokument do wielu osób naraz.

Wykonawca otwiera dokument

Klika link z e-maila i wpisuje jednorazowy kod, bez hasła. Gdy podpisuje w punkcie, robi to na urządzeniu stojącym na miejscu, bez logowania.

Podpisuje palcem

Zaznacza zgodę, uzupełnia pola i rysuje podpis na ekranie. Może to zrobić także na komputerze, myszką lub gładzikiem.

Dostajesz podpisany PDF

Gdy komplet osób podpisze, podpisany dokument trafia do nadawcy i do każdego podpisującego, a także na listę dokumentów w koncie.

Co możesz zrobić

Umowy zlecenia i umowy o dzieło
Umowy z podwykonawcami i kontrahentami prowadzącymi działalność
Protokoły odbioru prac i usług
Oświadczenia i zgody wykonawców
Umowy o zachowaniu poufności (NDA)
Wzorce umów z polami uzupełnianymi przez wykonawcę

Dla kogo

Firmy zatrudniające zleceniobiorców i podwykonawców w terenie
Zespoły operacyjne i zakupowe, które podpisują protokoły z wieloma drobnymi kontrahentami
Zarządcy projektów, którzy co miesiąc zbierają umowy i oświadczenia od różnych ekip
Firmy współpracujące z wykonawcami z zagranicy, którzy nie mają polskich kont ani numerów PESEL

Jaki sposób podpisywania wybrać, gdy wykonawcy nie mają podpisu kwalifikowanego i nie chcą się rejestrować

Wybierz sposób, który nie wymaga od wykonawcy niczego poza telefonem i pocztą e-mail. W SignSafe wykonawca nie rejestruje się i nie instaluje aplikacji. Dostaje e-mail z linkiem, otwiera dokument jednorazowym kodem (bez hasła), czyta go, zaznacza zgodę i podpisuje palcem. Całość zajmuje około minuty.

Jeśli wykonawca ma już konto SignSafe, może otworzyć dokument hasłem konta. Pozostałym nie trzeba niczego zakładać. Ogólny opis składania podpisu znajdziesz na stronie podpisz dokument, a rodzaj podpisu opisujemy w podpisie odręcznym online.

Wykonawcy w terenie i w punkcie: podpis bez logowania

Nie każdy wykonawca zacznie dzień przy skrzynce e-mail. Dla takich sytuacji są dwa dodatkowe sposoby: podpis na urządzeniu stojącym w punkcie, bez logowania i bez konta, oraz podpis na tablecie kuriera lub dostawcy. Sprawdzają się przy protokołach odbioru, potwierdzeniach dostaw i drobnych dokumentach, które podpisuje się na miejscu.

Opisów branżowych szukaj w e-podpisie dla firm wykończeniowych i dla freelancerów. Nie opisujemy więcej szczegółów tych trybów.

Kilka dokumentów naraz i kilku wykonawców naraz

Umowę, oświadczenie i protokół możesz wysłać tą samą drogą, jedno po drugim albo do wielu osób jednocześnie. Nadawca wybiera, czy podpisujący składa jeden podpis, który trafia na wszystkie jego miejsca, czy podpisuje osobno za każdym razem. Podpisy mogą być dowolne albo w ustalonej kolejności: kolejna osoba dostaje dokument po poprzedniej.

Kto podpisuje wiele dokumentów, zaznacza je i podpisuje wszystkie naraz. Nie podajemy limitu liczby dokumentów. Jeśli ktoś ma wysłać do wykonawcy tę samą umowę z różnymi danymi, wygodny jest wzorzec z polami do uzupełnienia.

Wykonawcy z zagranicy i w innym języku

Wykonawca bez numeru PESEL zaznacza w formularzu „Brak” i wpisuje identyfikator, np. numer dokumentu tożsamości. Interfejs podpisującego jest dostępny po polsku i angielsku, a dowolny kolejny język możemy dodać. Umowę z cudzoziemcem warto mieć w języku, który ta osoba rozumie.

Granice: kiedy potrzebny jest inny podpis lub akt notarialny

To streszczenie opinii, nie porada prawna. Dla czynności wymagających formy pisemnej podpis własnoręczny z SignSafe jest według opinii wystarczający. Gdy przepis wymaga formy elektronicznej z art. 78¹ KC, potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, a wtedy możemy go podłączyć w SignSafe. Z aktem notarialnym nie konkurujemy.

Zakres zastosowania zależy od rodzaju dokumentu, a w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem. Opinie do pobrania są na stronie bezpieczeństwo prawne.

Jeden system dla klientów, pracowników i wykonawców

Przy każdej grupie masz inne wymagania, ale narzędzie może być jedno. Klient dostaje link, pracownik wzorzec z polami, a wykonawca prosty dokument do podpisu palcem. Całość widzisz na jednej liście dokumentów. Więcej o doborze narzędzia znajdziesz w poradniku jak wybrać e-podpis.

Uczciwie: nie mamy automatycznych przypomnień. Jeśli wykonawca zwleka, użyj przycisku „Wyślij ponownie dla niepodpisanych”.

Bezpieczeństwo i podstawa prawna

Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 spełnia wymóg formy pisemnej (art. 78 KC). To streszczenie opinii, nie porada prawna.

To nie jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy go podłączyć w SignSafe. Z aktem notarialnym nie konkurujemy.

Do podpisanego dokumentu dołączamy metryczkę podpisu: dane nadawcy oraz imię, nazwisko, e-mail, adres IP, urządzenie i czas podpisu każdej osoby.

Dokumenty są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH), a dla klientów biznesowych zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych.

Opinie prawne i grafologiczne

Opinie prawne i grafologiczna do pobrania

Gałecki and Associates, radca prawny Tomasz Gałecki · 21 sierpnia 2023

Charakter prawny podpisu złożonego odręcznie na ekranie dotykowym urządzenia elektronicznego

Podpis złożony w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a oświadczenie woli podpisane w aplikacji spełnia wymogi formy pisemnej. Gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej. Skutkiem prawnym podpis jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu: oba zachowują formę pisemną.

Pobierz opinię (PDF)

Cennik

Jedna prosta cena: 69 zł netto miesięcznie

Płacisz za pełen dostęp do serwisu, a nie za liczbę dokumentów. Nie musisz brać planu na rok ani kupować kilku kont.

Zobacz pełny cennik

69zł

netto / miesiąc

Wypróbuj za darmo

Bezpłatny okres próbny na start

Wykup subskrypcję

Potrzebujesz API albo zmieniasz dostawcę?Identyczny pakiet funkcji za 50% Twojej obecnej ceny, po okazaniu faktury lub oferty.Poproś o ofertę API

Zaufali nam

Z SignSafe korzystają firmy z różnych branż: od agencji pracy i nieruchomości po gastronomię, transport i usługi medyczne.

Opinie klientów

„SignSafe znacząco usprawnił nasze procesy związane z podpisywaniem umów z pracownikami oraz klientami. Dzięki możliwości podpisywania dokumentów zdalnie, bez konieczności osobistego stawiania się w biurze, proces rekrutacji oraz zatrudniania stał się bardziej efektywny i mniej czasochłonny. Narzędzie zapewnia pełną zgodność z przepisami prawnymi, co daje nam pewność, że wszystkie umowy są w pełni wiążące. To rozwiązanie idealne dla branży pracy tymczasowej, gdzie sprawność operacyjna ma kluczowe znaczenie.”

Michel T.R2T — agencja pracy tymczasowej

„Dzięki SignSafe możemy podpisywać umowy pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości oraz umowy rezerwacyjne z klientami zdalnie, co znacznie przyspiesza proces. Potwierdzenie warunków z potencjalnymi kupującymi odbywa się szybko i wygodnie, nawet z osobami z zagranicy. To jedno z nielicznych narzędzi, które umożliwia podpisanie umowy rezerwacyjnej online, eliminując potrzebę spotkań osobistych.”

Dorota R.Property Gold — pośrednik sprzedaży nieruchomości

„SignSafe zrewolucjonizował sposób, w jaki zarządzamy dokumentami w naszej restauracji. Dostawcy mogą zdalnie podpisywać umowy i zamówienia, co znacząco przyspiesza proces zaopatrzenia. Pracownicy łatwo akceptują grafiki oraz regulaminy, a klienci podpisują umowy na rezerwacje i organizację eventów online, co oszczędza czas i zwiększa wygodę wszystkich stron.”

Kamila F.Restauracja Mimosa — firma gastronomiczna

Zobacz także

Najczęstsze pytania

Wykonawcy nie mają podpisu kwalifikowanego i nie chcą się rejestrować w kilku systemach. Jaki sposób podpisywania wybrać?

Wybierz podpis z linku, bez konta. W SignSafe wykonawca dostaje e-mail, otwiera dokument jednorazowym kodem i podpisuje palcem na telefonie, bez rejestracji i aplikacji. Podpis jest własnoręczny, a nie kwalifikowany. Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis, możemy go podłączyć.

Czy wykonawca musi zakładać konto w SignSafe, żeby podpisać umowę?

Nie. Otwiera dokument jednorazowym kodem z e-maila, bez hasła, uzupełnia pola i podpisuje palcem. Osoba, która ma konto SignSafe, może użyć hasła konta, ale nie musi.

Czy umowę zlecenia z wykonawcą można podpisać bez podpisu kwalifikowanego?

Tak, w wielu przypadkach. Według opinii prawnej podpis własnoręczny z SignSafe spełnia formę pisemną. Zakres zastosowania zależy od rodzaju dokumentu, a w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Co, gdy wykonawca nie ma przy sobie e-maila ani własnego telefonu?

Może podpisać na urządzeniu w punkcie, bez logowania i bez konta. Jest też podpis na tablecie kuriera lub dostawcy. Nie opisujemy więcej szczegółów technicznych tych trybów, więc ich użycie ustal z nami.

Czy można wysłać wykonawcy kilka dokumentów naraz?

Tak. Umowę, oświadczenie i protokół wysyłasz tą samą drogą, a podpisujący może zaznaczyć wiele dokumentów i podpisać je naraz. Nie podajemy limitu liczby dokumentów.

Kiedy podpis z SignSafe nie wystarczy przy umowie z wykonawcą?

Gdy przepis wymaga formy elektronicznej z art. 78¹ KC albo aktu notarialnego. Kwalifikowany podpis elektroniczny możemy w takim przypadku podłączyć w SignSafe, a z aktem notarialnym nie konkurujemy. Własny podpis odręczny nie jest kwalifikowany.

Jak podpisać dokumenty z klientami, pracownikami i wykonawcami jednym narzędziem?

Użyj jednego systemu z kilkoma sposobami otwarcia dokumentu. W SignSafe jest link z jednorazowym kodem, link z hasłem konta, podpis na urządzeniu w punkcie i na tablecie dostawcy. Wszystkie dokumenty widzisz na jednej liście.

Czy SignSafe przypomina wykonawcy o podpisie automatycznie?

Nie. Nie mamy automatycznych przypomnień. Nadawca może ręcznie wysłać zaproszenie ponownie do osób, które jeszcze nie podpisały, przyciskiem „Wyślij ponownie dla niepodpisanych”.

Zaktualizowano: 2026-10-05

Rozpocznij bezpłatny okres próbny i odkryj potencjał SignSafe już teraz!

Sprawdź w praktyce, jak łatwo zbierać i składać podpisy online. Wszystkie funkcje możesz przetestować, zanim podejmiesz decyzję.

Wypróbuj za darmo