Podpis odręczny i kwalifikowany: kiedy co się sprawdza i jak się uzupełniają

Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 2023 r. podpis odręczny z SignSafe i kwalifikowany podpis elektroniczny są równoważne w skutkach: oba zachowują formę pisemną. Podpis odręczny nie jest jednak „podpisem elektronicznym” w rozumieniu eIDAS; gdy wymagana jest forma elektroniczna z art. 78¹ KC, możemy podłączyć w SignSafe podpis kwalifikowany, a aktu notarialnego SignSafe nie obsługuje. SignSafe jest narzędziem do obiegu dokumentów i zbierania podpisów i nie konkuruje z podpisem kwalifikowanym. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 podpis odręczny złożony w SignSafe i kwalifikowany podpis elektroniczny są równoważne w skutkach: oba zachowują formę pisemną. Różnią się charakterem i zastosowaniem, a w praktyce się uzupełniają: SignSafe nie konkuruje z podpisem kwalifikowanym, tylko pozwala zebrać podpis od każdego, kto ma telefon i internet. To streszczenie opinii, nie porada prawna. Pełny tekst: opinia prawna (PDF).

Czym jest podpis odręczny na dokumencie cyfrowym?

To ten sam podpis, który składasz na papierze, tyle że palcem na ekranie smartfona lub tabletu, na pliku PDF. W SignSafe osoba podpisująca nie rejestruje się i nie instaluje aplikacji, dokument otwiera w przeglądarce. Według opinii to podpis własnoręczny (odręczny podpis biometryczny), a oświadczenie woli podpisane w aplikacji spełnia wymogi formy pisemnej (art. 78 KC). Gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej (art. 77² KC).

Czym jest podpis kwalifikowany?

To rodzaj podpisu elektronicznego, który uzyskuje się od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania i który ma określone w prawie skutki. Nie jest to odręczny wzór podpisu, lecz mechanizm kryptograficzny. Własny podpis odręczny z SignSafe nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale gdy taki podpis jest potrzebny, możemy go podłączyć w SignSafe.

A co z eIDAS?

Według opinii podpis odręczny na ekranie dotykowym nie jest „podpisem elektronicznym” w rozumieniu rozporządzenia eIDAS, więc standardy eIDAS nie mają do niego zastosowania. Dlatego nie piszemy, że to „podpis eIDAS”. Skutek prawny wynika tu z przepisów Kodeksu cywilnego o formie pisemnej, a nie z eIDAS.

Kiedy co się sprawdza

• Charakter. Odręczny to własnoręczny podpis zapisany na ekranie. Kwalifikowany to elektroniczny mechanizm wydany przez dostawcę usług zaufania.
• Skutek. W obu przypadkach zachowana jest forma pisemna.
• Dostępność. Podpis odręczny ma każdy. Kwalifikowany trzeba wcześniej uzyskać u dostawcy, więc sprawdza się tam, gdzie wszyscy uczestnicy już go mają.
• Wygoda odbiorcy. Przy odręcznym odbiorca nie potrzebuje niczego poza telefonem lub komputerem. Przy kwalifikowanym musi mieć własny podpis.
• Zakres. Podpis odręczny nie zastępuje formy elektronicznej z art. 78¹ KC (wymaga kwalifikowanego podpisu, który możemy podłączyć w SignSafe) ani aktu notarialnego (niemożliwego w SignSafe).

Jak się uzupełniają?

Podpis odręczny jest praktyczny wszędzie tam, gdzie wystarcza forma pisemna lub dokumentowa: umowy, zgody, zlecenia, protokoły, oferty, dokumenty dla osób, które nie mają własnego e-podpisu (klienci, pracownicy, kontrahenci). Podpis kwalifikowany sprawdza się, gdy przepis wymaga formy elektronicznej z art. 78¹ KC albo wprost kwalifikowanego podpisu, albo gdy narzuca go druga strona; w SignSafe możemy go podłączyć. Akt notarialny wymaga formy szczególnej i nie jest możliwy w SignSafe. Gdy masz wątpliwość, zapytaj prawnika przed wysłaniem dokumentu.

Jak weryfikuje się podpis odręczny?

Weryfikacja jest zadaniem biegłego grafologa:

1. Zbiera się dokument sporny i wzory podpisów tej osoby.
2. Biegły porównuje cechy graficzne podpisu.
3. Sporządza opinię, którą ocenia sąd lub strony.

Według opinii Pracowni Grafologicznej (ekspert kryminalistycznych badań dokumentów i pisma ręcznego) z 29 sierpnia 2024 podpisy z SignSafe umożliwiają kryminalistyczne badania porównawcze pisma ręcznego. Badanie kończy się wnioskami niekategorycznymi typującymi oraz niekategorycznymi i kategorycznymi eliminacyjnymi. Podlegają one swobodnej ocenie jak każdy dowód.

Jakie są ograniczenia weryfikacji?

Ekspert zwraca uwagę, że nie da się zweryfikować pewnych cech motorycznych, takich jak nacisk czy tempo pisania. Zaleca też, by składać podpisy pełnobrzmiące i czytelne, z imieniem i nazwiskiem. Warto to uwzględnić w instrukcji dla osób podpisujących. Pobierz: opinia grafologiczna (PDF).

Czy da się używać obu podpisów?

Tak. Na co dzień używaj podpisu odręcznego do dokumentów, dla których wystarcza forma pisemna lub dokumentowa, a podpis kwalifikowany zostaw dla czynności, w których jest wymagany; możemy go podłączyć w SignSafe. Osoba z drugiej strony nie musi wtedy mieć e-podpisu, żeby załatwić typową sprawę.

Jakie pytania warto sobie zadać?

1. Czy przepis, umowa lub druga strona wymaga formy elektronicznej z art. 78¹ KC albo podpisu kwalifikowanego?
2. Czy każda osoba, od której potrzebuję podpisu, ma własny podpis kwalifikowany i potrafi go użyć?
3. Jak ważny jest dokument i jak duże byłoby ryzyko sporu o autentyczność podpisu?
4. Jak szybko potrzebuję podpisu i czy odbiorca ma pod ręką komputer, czy tylko telefon?

Jeśli odpowiedź na pierwsze pytanie brzmi „tak”, wybór jest prosty. Jeśli „nie”, podpis odręczny na ekranie zwykle sprawdza się lepiej, zwłaszcza dla osób spoza firmy, cudzoziemców i osób starszych: telefon, internet, palec i około minuty.

Czego podpis odręczny nie przesądza?

Opinie nie przesądzają wyniku konkretnego sporu. Wnioski grafologa oraz opinie prawne wspierają rozwiązanie, ale nie zastępują oceny sądu. Przy dokumentach o szczególnym znaczeniu warto dodać własne zabezpieczenia: potwierdzenie danych odbiorcy i przechowywanie śladu wysyłki i podpisu.

Co dalej

• Zobacz, jak działa podpis odręczny online.
• Poznaj podstawy prawne i bezpieczeństwo.
• Sprawdź, jak podpisywać umowy online.
• Zapytaj o swój przypadek: skontaktuj się z nami.