Podpisywanie umów bez papieru: od czego zacząć w firmie

Podpisywanie umów bez papieru zacznij od listy umów, wzorców i osób odpowiedzialnych, a potem sprawdź dla każdej umowy wymaganą formę. Według opinii prawnej z 2023 r. podpis w SignSafe jest własnoręczny i spełnia formę pisemną, ale nie zastępuje aktu notarialnego; gdy wymagana jest forma elektroniczna z art. 78¹ KC, możemy podłączyć podpis kwalifikowany w SignSafe. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Podpisywanie umów bez papieru zacznij od przeglądu: które umowy zawierasz najczęściej, jaką formę mają mieć i kto je podpisuje w Twojej firmie. Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 podpis w SignSafe jest własnoręczny i spełnia formę pisemną. Nie zastępuje jednak aktu notarialnego, a gdy wymagana jest forma elektroniczna z art. 78¹ KC, możemy podłączyć podpis kwalifikowany w SignSafe. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Od czego zacząć podpisywanie umów online w firmie?

Nie zaczynaj od narzędzia, tylko od inwentarza. Wypisz:

• jakie umowy podpisujecie (z klientami, dostawcami, pracownikami, najemcami),
• ile ich jest i które powtarzają się najczęściej,
• gdzie dziś trafiają podpisane egzemplarze,
• kto jest uprawniony do podpisu w imieniu firmy.

Najlepszy kandydat na pierwszy proces to umowa powtarzalna, prosta i podpisywana przez osoby daleko od biura. Tam oszczędność czasu widać od razu.

Które umowy można podpisać bez papieru?

Zależy od formy, jakiej wymaga prawo albo sama umowa. Uproszczony podział:

• forma pisemna: podpis własnoręczny z SignSafe spełnia ją według opinii prawnej z 2023 r.; w ostateczności oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej (art. 77² KC),
• forma elektroniczna z art. 78¹ KC: wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który możemy podłączyć w SignSafe,
• akt notarialny: wymaga notariusza, nie da się go zastąpić podpisem na ekranie.

Przykłady z opinii: umowa pośrednictwa w obrocie nieruchomościami wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności, a umowa zawarta przez strony w SignSafe spełnia według opinii z 2024 r. wymogi formy. Umowa o udzielanie świadczeń zdrowotnych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, którą według opinii dla placówek medycznych spełnia podpis w SignSafe. Sprzedaż nieruchomości wymaga aktu notarialnego, więc papier (u notariusza) pozostaje.

Na co uważać przy umowach o pracę i z cudzoziemcami?

Według informacji prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 2021 r. nie ma przeszkód w zawieraniu umów przez SignSafe z obywatelami polskimi i cudzoziemcami o statusie zrównanym w zakresie prawa do pracy. Są jednak zastrzeżenia:

• pracodawca powinien potwierdzić pracownikowi na piśmie fakt zawarcia umowy o pracę i jej warunki przed dopuszczeniem do pracy (art. 29 § 2 KP),
• w postępowaniach o zezwolenia i w kontrolach PIP organy mogą rozumieć „formę pisemną” jako dokument papierowy, to ryzyko interpretacyjne,
• cudzoziemcowi trzeba przedstawić tłumaczenie umowy na zrozumiały dla niego język.

Dodatkowo według analizy prawnej przygotowanej dla SignSafe archiwizacja dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej wymaga odwzorowania cyfrowego opatrzonego kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy. Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis, możemy go podłączyć w SignSafe.

Jak wdrożyć proces w pięciu krokach?

1. Wybierz jedną umowę na start, najlepiej powtarzalną.
2. Sprawdź formę z prawnikiem i spisz wyjątki (umowy, które zostają na papierze lub idą innym trybem).
3. Przygotuj wzorzec PDF z polami dla odbiorcy (dane, daty, wybory).
4. Wyślij próbnie do kolegi i do jednego życzliwego klienta; sprawdź ekran telefonu, status i zapis podpisanego pliku.
5. Ustal archiwum i odpowiedzialność: gdzie trafia podpisany plik i kto sprawdza statusy.

SignSafe działa tak, że odbiorca nie zakłada konta ani nie instaluje aplikacji, a status jest widoczny na liście dokumentów. Bezpłatny okres próbny na start pozwala przejść te kroki bez zobowiązań.

Czy wdrożenie wymaga integracji z systemem?

Nie na początku. Wysyłka ręczna wystarczy do kilkudziesięciu umów miesięcznie, ale gdy umowy powstają w systemie (CRM, HR), warto je automatyzować. SignSafe oferuje integrację przez REST API, a w tym przypadku praktycznie całość wdrożenia robimy my; wycena jest indywidualna. Dla klientów API oraz zmieniających dostawcę mamy ofertę 50% ceny dotychczasowej oferty po okazaniu faktury lub oferty obecnego dostawcy (warunki indywidualnie), opisaną w zmianie dostawcy e-podpisu.

Jakie opinie klientów warto znać?

Restauracja Mimosa i Inter-Trans, firmy z różnych branż, korzystają z SignSafe do podpisywania umów i protokołów; ich opinie znajdziesz w zakładce opinie. To głosy klientów, nie gwarancja efektu w Twojej firmie.

Co dalej

• Zobacz, jak działa podpisywanie umów online.
• Przeczytaj o elektronicznym obiegu dokumentów i bezpieczeństwie prawnym.
• Rozważasz zmianę lub automatyzację? Sprawdź zmianę dostawcy i integrację API.
• Skontaktuj się z nami.