API do e-podpisu: jak zautomatyzować wysyłkę i zwrot dokumentów

API do e-podpisu pozwala wysyłać dokumenty do podpisu bezpośrednio z systemu firmy i odbierać podpisane pliki z powrotem w odpowiednie miejsce, bez ręcznego przenoszenia. SignSafe działa przez REST API, a wdrożenie i zmianę dostawcy praktycznie prowadzimy my. Ten sam pakiet funkcji oferujemy za 50% obecnej ceny po okazaniu faktury lub oferty. Przykład: wdrożenie w agencji R2T.

API do e-podpisu pozwala wysyłać dokumenty do podpisu z systemu firmy i odbierać podpisane pliki z powrotem we właściwe miejsce, bez ręcznego przenoszenia. Warto je rozważyć, gdy firma obsługuje dużo powtarzalnych umów. SignSafe wycenia API indywidualnie. Integracja odbywa się przez REST API, a wdrożenie wspieramy na każdym etapie. Praktycznie wszystko robimy my.

Co daje integracja z API?

Bez integracji ktoś ręcznie pobiera dokument, wysyła go do podpisu, pilnuje statusu, a potem wgrywa podpisany plik do systemu. Z integracją:

• dokument wychodzi z systemu jednym kliknięciem lub automatycznie,
• dane adresata pobierane są z systemu (nie trzeba ich przepisywać),
• podpisany dokument wraca do właściwego miejsca: profilu klienta, pracownika, leada, podwykonawcy lub projektu,
• mniej błędów wynikających z przenoszenia plików i danych.

Jak wygląda przepływ?

1. W systemie firmy powstaje dokument lub wybierany jest wzorzec.
2. System przekazuje go przez API do SignSafe wraz z danymi adresata.
3. Adresat otrzymuje dokument i podpisuje go na telefonie lub komputerze. Nie zakłada konta i nie instaluje aplikacji.
4. Status jest widoczny na bieżąco, a o podpisie przychodzi powiadomienie.
5. Podpisany PDF wraca do systemu firmy we wskazane miejsce.

Dokładny kształt integracji (które pola, które zdarzenia) ustala się z zespołem SignSafe podczas wdrożenia. Nie obiecujemy tu funkcji, których nie opisaliśmy w ofercie.

Kiedy warto wdrożyć API?

Typowe sytuacje, w których automatyzacja się opłaca:

• Agencje pracy. Dużo umów z nowymi osobami, powtarzalny wzór, potrzeba szybkiego zwrotu dokumentów do karty pracownika.
• Firmy z dużą liczbą umów z klientami, np. po stronie sprzedaży lub obsługi.
• Firmy z wieloma oddziałami lub podwykonawcami, gdzie dokumenty muszą trafić do właściwego projektu.
• Zespoły, które dziś ręcznie pilnują statusów podpisów w mailach i arkuszach.

Jeśli wysyłasz kilka dokumentów miesięcznie, wystarczy zwykłe konto, a nie API.

O co zapytać dostawcę przed wdrożeniem?

1. Jakie dane i zdarzenia obsługuje API oraz jak jest udokumentowane?
2. Jak wygląda wycena i co dokładnie obejmuje (rozliczenie, wsparcie)?
3. Jakie wsparcie dostaniesz podczas wdrożenia i po nim?
4. Gdzie są przechowywane dane i czy jest umowa powierzenia przetwarzania danych? (W SignSafe serwery są w UE, w hostingu OVH, a klienci biznesowi i API otrzymują umowę powierzenia.)
5. Jak wyeksportować lub pobrać dokumenty, gdybyś kiedyś zmieniał dostawcę?
6. Czy dokumenty, które planujesz, mogą być podpisane odręcznie na ekranie? Według opinii prawnej G&A z 2023 r. podpis w SignSafe jest własnoręczny i spełnia formę pisemną, a gdy wymagana jest forma elektroniczna z art. 78¹ KC, możemy podłączyć kwalifikowany podpis; aktu notarialnego SignSafe nie obsługuje (zob. Bezpieczeństwo prawne). W razie wątpliwości zapytaj prawnika.

Czy zmiana dostawcy przy API jest trudna?

Nie. Zmiana dostawcy przy API jest prosta i nieuciążliwa dla klienta, bo praktycznie wszystko robimy my: od ustalenia przepływu po uruchomienie integracji przez REST API. Ten sam pakiet funkcji oferujemy za 50% obecnej ceny po okazaniu faktury lub oferty dotychczasowego dostawcy (np. Autenti, Pergamin, DocuSign lub Adobe Sign), na warunkach ustalanych indywidualnie. Opisujemy to szerzej w artykule o zmianie dostawcy.

Przykład wdrożenia: agencja pracy R2T

R2T, agencja pracy tymczasowej, wdrożyła podpisywanie kontraktów z pracownikami tymczasowymi (contrat de mission) oraz z klientami agencji (contrat de mise à disposition). Rozwiązanie zintegrowano przez API z dedykowanym systemem R2T do obsługi agencji pracy. Opis wdrożenia znajdziesz na stronie wdrożenie R2T i integracja API. Ogólny schemat takiej integracji: rekruter w systemie agencji oznacza kandydata jako przyjętego, system przekazuje umowę do SignSafe, kandydat podpisuje ją na telefonie, a podpisany PDF wraca do jego profilu.

Jak przygotować się do rozmowy o wdrożeniu?

• opisz, z jakiego systemu mają wychodzić dokumenty,
• policz przybliżoną liczbę dokumentów miesięcznie (własne szacunki),
• wypisz typy dokumentów i miejsce, do którego mają wracać,
• ustal, kto po stronie firmy będzie opiekunem integracji.

Na co uważać przy automatyzacji?

Automatyzacja przyspiesza także błędy. Jeśli wzorzec dokumentu zawiera nieaktualny zapis, system wyśle go setki razy. Dlatego przed uruchomieniem sprawdź wzorce, przetestuj przepływ na kilku dokumentach wewnętrznych i ustal, kto reaguje, gdy dokument wróci niepodpisany. Zadbaj też o to, by dane osobowe przekazywane przez API były ograniczone do tych, które są naprawdę potrzebne do podpisania.

Co dalej

• Zobacz stronę integracja API.
• Zobacz wdrożenie R2T i e-podpis w agencjach pracy.
• Poznaj elektroniczny obieg dokumentów.
• Opisz nam swój proces: skontaktuj się z nami.